Оформление приема, перевода (повышение в должности) и увольнения работника

Документирование процедуры приема на работу включает составление и оформление следующих видов документов:

- трудовой договор,

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы Т-1 или Т-1а),

- табель учета рабочего времени,

- личная карточка Т-2 (в установленных случаях Т-2ГС или Т-4),

- документы личного дела,

- трудовая книжка.

Индивидуальный приказ о приеме на работу оформляется с использованием унифицированной формы Т-1, а сводный (на нескольких работников)-Т-1а

Кроме того, вносятся соответствующие записи в учетные формы (книги, журналы): книгу регистрации трудовых договоров, книгу регистрации приказов по личному составу, книгу регистрации личных карточек, книгу регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовой договор составляется по форме, разработанной организацией. Внимание кадровиков следует обратить на обязательное наличие в трудовом договоре следующих реквизитов:

1) вид документа (трудовой договор),

2) дата регистрации,

3) регистрационный номер,

4) место составления документа,

5) текст,

6) реквизиты стороны, т. е. работодателя (организации) и работника, включая личные подписи руководителя организации и работника.

Каждый документ, создаваемый кадровой службой, проходит в процессе его подготовки определенные этапы. Целесообразно унифицировать процедуры прохождения документов в организации в процессе их обработки и закрепить их в Графике документооборота кадровой службы, утверждаемом руководителем организации.

Перевод работника на другую постоянную работу в той же организации может осуществляться как по инициативе работодателя (с письменного согласия работника), так и по соглашению сторон. Многообразие конкретных ситуаций, связанных с переводом работников, требует индивидуального рассмотрения в связи с различием в правовом регулировании и составе документов, создаваемых при его оформлении.

Основанием для постоянного перевода работника в той же организации (для замещения вакантной должности) по соглашению сторон является дополнительное соглашение к трудовому договору.

В том случае, когда замещение вакантной должности носит характер повышения работника в должности, то документирование, как правило, начинается с составления руководителем структурного подразделения представления о переводе. Представление оформляется в произвольной форме по аналогии со служебными записками.

Постоянный перевод на другую работу в той же организации оформляется приказом о переводе (форма Т-5).

Сведения о переводе отражаются: в табеле учета рабочего времени, личной карточке Т-2, личном деле работника и в трудовой книжке.

В личное дело сведения о переводе вносятся в Дополнение к личному листку по учету кадров. При наличии Дополнения к личному листку не требуется подшивать в личное дело копию приказа о переводе.

В карточку Т-2 информация о переводе на другую работу вносится в разд. III карточки (3-я страница формы Т-2) со ссылкой на приказ, послуживший основанием перевода. Необходимо обратить внимание на то, что работник должен расписаться в графе 6 разд. III карточки Т-2.

Информация о постоянном переводе вносится в трудовую книжку в раздел "Сведения о работе".

Документальное оформление увольнения работника.

Увольнение работников производится по основаниям, предусмотренным главой 13 ТК РФ. Нужно отметить, что ТК РФ значительно расширил полномочия работодателя по расторжению трудовых договоров с работниками (статья 81 ТК РФ). Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

При увольнении работника необходимо:

1) оформить приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора по форме Т-8 (при увольнении одного работника) или Т-8а (при увольнении нескольких работников);

2) на основании приказа сделать запись в личной карточке (форма Т-2), лицевом счете (форма Т-54) и трудовой книжке;

3) произвести расчет с работником по форме Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».