Употребление в текстах современных управленческих документов иностранных слов, терминов, неологизмов, сокращений

В деловом письме используются слова иноязычного происхождения, когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие.

Особенностью деловой речи является употребление большого количества терминов. Термины, используемые в документах – это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а, во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию или терминосистему.

Термины употребляются в строго фиксированном значении, что обеспечивает точность изложения содержания документа и однозначность понимания текста.

Использование новых слов – неологизмов в текстах документов должно основываться на их оценке с точки зрения того, является ли неологизм обозначением нового понятия и, соответственно, является термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке (в этом случае неологизмы нередко выступают в роли профессионализмов – слов, употребление которых в письменной деловой речи недопустимо).

В деловой речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения. В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения.

Различаются два вида сокращенных слов:

лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов.

графические сокращения – применяемые на письме сокращенные обозначения слов.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью

Названия географических понятий сокращают только перед словом, к которому они относятся, например: г. Минск, оз. Нарочь. Слово «город» сокращают до одной буквы – г. (с точкой). Это сокращение применяется в реквизите «Место издания или составления документа», в адресате при написании почтового адреса, а также в тексте документа. При употреблении слова «город» во множественном числе ставят две буквы без точки между ними.

После нескольких дат пишут две буквы «г» с точкой после второго «г». При этом второй год пишется полностью, а не двумя последними цифрами, например: 1991–1995 гг. Слово год не сокращается в заголовках, а также при упоминании в тексте только года, например: «... в начале 1991 года».

В текстах документов должны быть указаны конкретные даты, например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с.г. или 19 декабря т.г.