Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)

ГСДОУ. Основные требования к документам и службам ДОУ. – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

История создания + краткое описание: сегодня это наиболее полный общеотраслевой нормативный акт. Разработчиками ГСДОУ являются ВНИИДАД совместно с различными министерствами и ведомствами. Статистические материалы для разработки этого документа собирались на протяжении примерно 10 лет. В 1988 г. проект был одобрен коллегией Главархива, а в 1991 г. этот документ был издан отдельной брошюрой. (ГСДОУ во многом основана на положениях ЕГСД, которая была одобрена в 1973 году и в основном внедрена к 1975 году.) ГСДОУ рекомендована на всей территории России. Положения этой системы применимы в организациях любого вида собственности.

ГСДОУ носит РЕКОМЕНДАТЕЛЬНЫЙ характер.

На момент издания цели и задачи ГСДОУ были следующие: -Упорядочение документооборота; Сокращение количества и увеличение качества документов; Создание условий для эффективного применения современных на тот период технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации; Совершенствование работы аппарата управления.

На тот период ГСДОУ эти цели достигла. (Этому способствовала хорошая методическая поддержка: издавались учебные пособия, производились рассылка материалов, изучение в печати, специальное обучение.)

Необходимо отметить, что именно ГСДОУ уходит от термина «делопроизводство», вместо которого употребляется понятие «документационное обеспечение управление».

В тот период «Д/П» и «ДОУ» рассматривались неодинаково. Считалось, что термин «Д/П» устарел и «ДОУ» шире. Тогда считалось, что ДОУ – это технология управления, а Д/П – это технология ДОУ. Сегодня понятие «Д/П» реабилитировано. В ГОСТе 1998 года («Термины и определения») «делопроизводство» тождественно «ДОУ».

В настоящее время разработан новый вариант ГСДОУ, но пока он не введен. В нем подчеркнуто, что ГСДОУ – это система взаимосвязанных крупных подсистем.

В структуре ГСДОУ можно выделить 5 разделов: 1. Общие положения. 2. Документирование управленческой деятельности. Этот раздел регламентирует документирование так, что пользователь всегда, применяя ГСДОУ, опирается на действующий на тот момент стандарт. То есть сейчас этот раздел применяется с учетом ГОСТа Р 6.30 -2003.

3. Организация работы с документами. 4. Механизация и автоматизация работы с документами. Данный раздел морально устаревал очень стремительно и сейчас устарел полностью. 5. Раздел, посвященный службе ДОУ. По качеству этот раздел очень хороший и на тот момент, и сегодня.

В приложении содержится развернутое Положение о службе ДОУ, которое и в настоящее время является очень хорошим методическим документом.

2) Нормативный характер носят и общероссийские классификаторы. Госстандарт России и ФГУП «ВНИИКИ» вместе с Госкомстатом России и Минэкономразвития России обобщили опыт 1990-х годов создания и применения системы общероссийских классификаторов, были сформулированы основные задачи этой системы, уточнена технология разработки, применения общероссийских классификаторов. Эти положения приняты Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г. № 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации». В нем был утвержден перечень:

- общероссийских классификаторов,

- существующих, действующих сегодня общесоюзных классификаторов.

ЕСКК (единая система классификации и кодирования) определяется этим постановлением и еще тремя методическими документами:

1. «Основные положения ЕСКК технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации»,

2. «Порядок разработки общероссийских классификаторов»,

3. «Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России».

В числе прочих, ЕСКК включает: общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – ОК 011-93, в котором представлены действующие сегодня в России унифицированные системы документации.

В ОК 011-93 кодируются наименования унифицированных форм девяти унифицированных систем документации (можно сказать, что таким образом определяется состав документов, входящих в эти системы): 1.Организационно-распорядительная документация, 2.Банковская документация, 3.Финансовая, учетная и отчетная документация бюджетных организаций, 4.Трудовая документация, 5.Документы пенсионного фонда РФ,6.Внешнеторговая документация, 7.Отчетно-статистическая документация, 8.Учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий.

Классификаторы предназначены для использования при построении каталогов, указателей и перечней, автоматизированных баз данных. Классификаторы устанавливают коды и наименования классификационных группировок, которые используются для индексирования. Таким образом, классификатор играет важную роль в процессе регистрации документов, так как именно в ходе регистрации документу присваивается определенный номер (то есть осуществляется индексация).

Кроме того, стоит сказать о роли классификатора в сокращении количества документных форм. Мы знаем, что сокращение неоправданного многообразия документов, приведение их к единообразию формы и структуры составляют процесс унификации, в результате которого разрабатываются унифицированные формы документов. Так вот, общероссийские классификаторы можно считать одним из средств унификации реквизитов документов. Они обеспечивают единообразное представление одних и тех же реквизитов в различных документах. А это является одним из условий информационной совместимости взаимосвязанных документов, которая имеет важное значение в вопросах, связанных с документооборотом.

Как уже было сказано выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях ЕГСД (создана в 1973 г.), которая сыграла важную роль в оптимизации документационных процессов в стране. ЕГСД – научно обоснованный комплекс правил, норм, предписаний, рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении ОРД. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой документации, принципы унификации документов, рекомендации по структуре делопроизводственных служб, их функции и основы контроля за исполнением документов. На основе ЕГСД был создан ряд стандартов по унификации систем ОРД.