2015-05-27
1475
На основе общегосударственной нормативной базы в каждой организации создается собственная нормативная база по делопроизводству.
I. Инструкция по делопроизводству - основной нормативный документ в организации по делопроизводству.
Состоит из:
- общие положения (цели и задачи делопроизводства в организации; полномочия службы ДОУ; нормативные документы, которыми указанная служба руководствуется);
- Подготовка и оформление документов (состав документов, действующих в организации; требования к бланкам, оформлению документов, выполнению реквизитов; особенности оформления и подготовки отдельных видов документов, например, приказов);
- Разделы, посвященные организации д/оборота; регистрации и контролю за исполнением документов; порядку формирования дел; ЭЦД; подготовке документов к хранению;
- Дополнительно могут быть разделы по порядку использования печати; по организации работы с обращениями граждан; по организации работы с документацией с ограниченным доступом.
В приложении к инструкции содержатся перечни:
-подразделений ДОУ,
- документов, подлежащих контролю,
- документов, не подлежащих регистрации,
а также: примеры выполнения отдельных видов документов и т.д.
II. «Правила оформления документов» - этот док выступает как дополнение к инструкции. «Правила…» конкретизируют её положения.
Состоит из:
- общие требования к оформлению документов, - особенности оформления отдельных видов документов,-требования к редактированию текстов документов вплоть до примеров написания слов, словосочетаний.
III. Положение о службе ДОУ - обязательный нормативный док для всех подразделений службы. Разрабатывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации
Состоит из:
- Общие положения (точное название службы, степень самостоятельности, порядок назначения и увольнения руководителя, требования к его квалификации и стажу, перечень нормативных документов, которыми эти службы руководствуются).
- Цели, задачи и функции службы. Обозначаются общие цели, перечисляются конкретные участки и операции, за выполнение которых служба отвечает.
- Права и ответственность. Права – которые закреплены за службой для реализации её задач (право проверки делопроизводства и т.д.)
-Взаимоотношения с другими подразделениями.
IV. Табель форм документов - Применяется для закрепления структуры, содержания и юридического статуса конкретного вида документа. Сюда включаются наиболее часто повторяемые документы.
Чаще делается в форме таблицы с разделами:
- код формы документа, - структурное подразделение, отвечающее за его подготовку,
- периодичность составления, - порядок согласования и визирования
- проставляется ли на нем печать и т.д.
V. Альбом унифицированных форм документов - формируются на основе Табеля, включает унифицированные тексты документов, которые содержат постоянную и переменную информацию.
VI. Должностная инструкция.
Разрабатывается на каждого сотрудника, определяя его организационно-правовое положение в структурном подразделении. Готовится руководителем службы ДОУ и утверждается первым руководителем.
Состоит из:
- Общие положения, где указывается основная задача, требования к квалификации, знания нормативных документов;
- Функции и обязанности: общие задачи и конкретные операции;
- Права, оценка работы.
