Ни в коем случае не вызывать к себе человека на беседу через третьих лиц. Приглашение необходимо сделать обязательно лично, желательно с глазу на глаз. Лучше сначала встретиться как бы невзначай, обратиться с какой-либо несложной просьбой или поручением, выполнение которых даст повод для встречи.
Место беседы.
Можно, конечно, провести разговор в служебном кабинете, но предпочтительнее не в столь "формальном" месте. Главное - отсутствие посторонних. Никто не должен прерывать разговора, сколько бы он ни длился.
Время беседы.
Желательно назначить беседу не в рабочее время, когда каждый занят своими делами. Ночной разговор легче становится доверительным. И еще один аргумент в пользу "вечернего" разговора: это время, когда негативные переживания усиливаются, обостряется чувство одиночества.
Поведение во время беседы.
В ходе беседы старайтесь не делать никаких записей или ограничивайтесь краткими пометками. Не посматривайте на часы и тем более не выполняйте каких-либо "попутных" дел. Будьте предельно внимательным, предельно заинтересованным собеседником. Покажите, что важнее этой беседы для вас сейчас ничего нет.