Отпуска. Графики отпусков

Документация по оформлению отпусков является разновидностью организационной документации.

Статьей 152 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) установлено, что отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) либо запиской об отпуске. Очередность предоставления трудовых отпусков согласно ст. 168 ТК устанавливается для работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем или другим лицом, уполномоченным нанимателем по согласованию с проф­союзом, либо нанимателем по согласованию с работником (в случае отсутствия профсоюза).

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

Таким образом. В каждой организации должен составляться, согласовываться и в установленные сроки утверждаться график трудовых отпусков.

Унифицированная форма графика отпусков включена в Унифицированную систему организационно - распорядительной документации (УСОРД):

График отпусков представляется в виде таблицы. Это позволяет сократить трудовые затраты на оформление графика, оперативно вносить в него необходимые изменения с указанием оснований этих изменений, осуществлять оперативный поиск информации.

Как видно, график отпусков организации оформляется на общем бланке документов, установленном Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Название разновидности документа (ГРАФИК ОТПУСКОВ) печатается прописными буквами, а в качестве заголовка указывается календарный год, на который составляется график. Форма графика отпусков приведена в унифицированной системе организационно - распорядительных документов (УСОРД), утвержденной председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 28 декабря 1999 г.

Порядок составления графика трудовых отпусков может варьироваться в зависимости от структуры организации и численности ее работников. При незначительной численности работников график отпусков составляется сразу для всего коллектива работников. В том случае, если организация имеет сложную структуру, структурные подразделения разобщены, а штатная численность работников значительна, график отпусков организации составляется, как правило, на основании графиков отпусков структурных подразделений.

Возможен вариант, при котором очередность предоставления отпусков работникам организации фиксируется в графиках отпусков структурных подразделений, утвержденных в качестве самостоятельных документов и сводный график отпусков организации не составляется.

Порядок составления графика отпусков определяется каждой организацией индивидуально. Рассмотрим порядок составления графика отпусков организации на основании графиков отпусков структурных подразделений.

Чтобы обеспечить своевременность подготовки указанного документа, руководитель организации может издавать соответствующий распорядительный документ, устанавливающий этапы и сроки разработки графиков отпусков структурных подразделений и организации в целом. Пример оформления такого документа приведен ниже.

Реквизиты бланка организации

ПРИКАЗ

00. 00.0000 №___
Г. Минск

О составлении графика отпусков на 20__ год.

В целях составления графика отпусков на 20__________________ год.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ____________________ Руководителям структурных подразделений подготовить в установленном порядке графики отпусков структурных подразделений ________________ и представить их в отдел кадров.

Срок представления —00.00.0000.

2. ___________ Отделу кадров составить сводный график отпусков работников на 20__год и представить его на утверждение.

генеральному директору

Срок представления 00.00.0000.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по персоналу И.О.Фамилия.

Генеральный директор Подпись И.О.Фамилия

Визы

Специальной формы, для графика отпусков структурного подразделения не установлено, поэтому он оформляется так же, как и график отпусков организации. График отпусков структурного подразделения оформляется на общем бланке этого структурного подразделения (если таковой имеется) либо на чистом листе бумаги формата А4.

График отпусков структурного подразделения согласовывается с выборным профсоюзным органом структурного подразделения, если таковой имеется в качестве самостоятельной структурной единицы, после чего подписывается руководителем структурного подразделения.

Надлежащим образом оформленные графики отпусков структурных подразделений передаются в кадровую службу организации.

Порядок дальнейшей работы с графиками отпусков структурных подразделений зависит от того, составляется ли в организации сводный график отпусков.

Если в организации сводный график отпусков не составляется, то руководителем организации утверждаются графики отпусков структурных подразделений, которые будут являться в этом случае документами, определяющими очередность предоставления трудовых отпусков для всего коллектива работников организации. Перед утверждением руководителя организации графики отпусков должны быть завизированы руководителем кадровой службы и согласованы с профсоюзным органом организации.

Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза располагается на последнем листе графика отпусков ниже подписи руководителя структурного подразделения и включает в себя наименование должности визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования. Например:

Начальник отдела кадров Подпись И.О.Фамилия 00.00.0000

Допускается оформление визы на оборотной стороне последнего листа документа.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Он включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование органа, согласовавшего документ (профсоюзный комитет), дату и индекс документа, подтверждающего факт согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета

00.00.0000 №

При наличии в графике двух грифов согласования (если в структурных подразделениях организации есть свои профсоюзные органы) их располагают на одном уровне.

После согласования графики отпусков представляются на утверждение руководителю организации. Гриф утверждения включает в себя слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности руководителя, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

Подпись И.О. Фамилия 00.00.0000

Графики отпусков структурных подразделений могут быть утверждены приказом руководителя организации. Этот способ утверждения целесообразно использовать в том случае, когда количество представленных на утверждение графиков отпусков структурных подразделений организации достаточно велико.

Гриф утверждения в этом случае будет оформлен следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО Приказ Генерального директора 00.00.0000 №

Таким образом, утвержденный график отпусков структурного подразделения может иметь следующий вид:

Отдел организации труда изаработной платыУТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ГРАФИК ОТПУСКОВ РУП «МАЗ»

_______ А.В.Иванов

28.12.2008

10.12.2008 №2-4/5 г. Минск на 7008 ГОД

Табель- ный номер

Ф.И.О.

Должность

Месяц по графику фактически

Основание изменения графика

Петров Иван Сергеевич

начальник отдела

заявление Петрова И.С.

Жуков Петр Николаевич

главный специалист

заявление Жукова П.Н.

Сидоров Николай Анатольевич

ведущий специалист

Приказ генерального директора от №

Начальник отдела кадров Подпись М.П.Кривцова
Начальник отдела организации

труда и заработной платы Подпись О.П.Денисов 16.12.200Х

Начальник отдела финансирования Подпись Т.К.Павлова 16.12.20ПХ

Начальник планово - экономического

отдела Подпись

О.Е.Отчетов 16.12.200Х

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания выборного профсоюзного органа организации 18.12.2008.№ 15

Графики отпусковструктурных подразделений не утверждаются руководителем организации, если на их основе составляется сводный график отпусков.

График трудовых отпусков организации визируется руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с выборным профсоюзным органом организации и затем утверждается руководителем организации по правилам, описанным выше.

Статьей 171 ТК предусмотрена возможность переноса трудового отпуска работника, если определены причины, по которым трудовой отпускможет быть перенесен или продлен: при временной нетрудоспособности работника;при наступлении срока отпуска по беременности и родам; в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы; при совпадении трудового отпуска в связи с обучением (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учебного заведения); в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска; с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Факт переноса трудовогоотпуска отражается в графике отпусков с указанием основания для переноса. Как видно из примеров оформления графиков отпусков (структурного подразделения организации), начальнику отдела труда и заработной платы при составлении графиков трудовой отпуск планировали предоставить с 1 января 200Х г., а фактически он предоставлен с 5 мая 200Х г. Причина переноса трудового отпуска Петрова И.С.отражена в его заявлении,которое указано в качестве основания изменения графика (графа 5).

Утвержденный график отпусков организации (структурного подразделения) подлежит регистрации. Регистрация графика отпусковосуществляется в журнале регистрации внутренних документов, а при его отсутствии - исходящих документов. Графики отпусков могут регистрироваться и в отделе кадров, если такой порядок отражен в инструкции по делопроизводству организации и закреплен в номенклатуре дел.

После этого первый экземпляр (экземпляры) графика отпусков формируется в дело в соответствии с номенклатурой дел организации. Как правило, это дело хранится в службе документационного обеспечения управления (канцелярии, секретариате и др.) либо в отделе кадров - место хранения первых экземпляров графиков отпусков.определяется организацией самостоятельно исходя из соображений целесообразности и удобства.

В структурные подразделения организации для контроля передаются копии графика (графиков) отпусков. Копии заверяются в установленном порядке работником отдела кадров или другим уполномоченным лицом. Отметка о заверении копии оформляется следующим образом:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись И.О.Фамилия 00.00.0000

Если с утвержденного графика делается ксерокопия, отметка о заверении копии на ней не оформляется - ксерокопия содержит факсимильную подпись, которая в данном случае не нуждается в дополнительном удостоверении.

В структурные подразделения могут передаваться выписки из сводного графика отпусков организации. Выписка содержит часть текста графика отпусков, необходимую конкретному структурному подразделению. Заверяются выписки по тем же правилам, что и полные копии.

В соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организации, предприятий, с указанием сроков хранения для графиков отпусков установлен срок хранения 1 год.

Иные организационные документы

К организационным документам также относятся:

Ø график работ (сменности);

Ø инструкции и положения по охране труда и технике безопасности;

Ø коллективный договор (соглашение);

Ø уставы о дисциплине и др.

Названные документы оформляют другие подразделения.

2.Информационно - справочные документы (акт, протокол, объяснительная записка, докладная записка и др.)

ИНФОРМАЦИОННО - СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

К информационно-справочным документам относятся:

акты, протоколы, справки, служебные записки, доверенности, расписки и др. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационным. Характерно, что данные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом (как в случае распорядительных документов), а инициируют (в протоколах), информируют (в справках и сводках), констатируют (в актах), управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Рассмотрим группу названных документов.