Официальная форма общения

Хозяин кабинета, согласно этикета руководителя, сидя за рабочим столом, отвечает на привет­ствие посетителя и приглашает его сесть перед своим столом. Время приема, характер общения и его итоги определяет хозяин кабинета.
Неофициальная форма общения

Характеризуется равенством прав на порядок обмена ин­формацией. Здесь время встречи зависит от взаимной догово­ренности обеих сторон. При входе посетителя, хозяин кабинета отвечает на его приветствие, выходит из-за стола и приглашает его в зону коллегиальной работы, а сам садится напротив него.

Приглашать партнеров или сотрудников на деловое совещание желательно путем рассылки письменных приглашений. Простое оповеще­ние через секретаря по телефону допустимо лишь для очень коротких, сугубо формальных собраний. Письменное приглаше­ние помогает сделать совещание максимально результативным: оно дает возможность заранее выработать позиции по данной проблеме, продумать аргументы в пользу своего мнения.

В письменном приглашении указывается продолжительность мероприятия (это позволяет приглашаемым скоординировать свой деловой распорядок) и состав участников (это дает возможность заранее подготовиться к дискуссии с тем или иным оппонентом). Если количество участников делового совещания превышает 6 человек, то порядок рассадки устанавливается при помощи специальных карточек. Во избежание конфликтов важно соблюдать следующие правила: • Не должны сидеть друг против друга соперники, конкуренты, представители враждующих группировок. Людей, находя­щихся в плохих отношениях следует рассаживать как можно дальше друг от друга. • Скученность — серьезный фактор возникновения конфликтов. Поэтому участникам совещания не стоит сидеть плечом к плечу; стол должен быть большим, помещение — просторным. Руководителю лучше находиться в центре и иметь возможность смотреть в глаза, если не всем, то хотя бы большей час­ти участников. Сидя в торце длинного узкого стола, руково­дителю трудно контролировать сидящих на противополож­ном конце. Открывать совещание следует точно в назначенное время, не дожидаясь опаздывающих. Начинать лучше с приятной ин­формации, положительной оценки, чтобы задать соответ­ствующий эмоциональный тон.
При проведении деловых совещаний критика необходима и полезна, когда налицо явные упуще­ния, злоупотребления, серьезные ошибки. Критиковать бывает полезно и в профилактических целях — когда неудач и провалов еще нет, но в работе намечаются опасные тенденции. Главная задача критики — выработка оптимального решения, а не поиск врага в собственном коллективе. Нельзя подвергать критике личность провинившегося в це­лом — только конкретную ошибку, конкретный недостаток дея­тельности. При этом критикующий обязательно должен выра­зить уверенность в том, что коллега, допустивший промах, ис­правит его. Критиковать можно только квалифицированно, аргументировано, объясняя, как можно избежать повторения подобных ошибок. Подводя, итоги совещания и формулируя решение, руково­дитель должен с благодарностью упомянуть об аргументах проигравшей группы или сотрудника, отметив, что они помог­ли выработать правильное решение.

Руководитель должен относится ко всем сотрудникам ровно и беспристрастно, вне зависимости от симпатий или антипатий. В случае возникновения вопросов и инициатив, необходимо обеспечить свободный доступ к главному менеджеру для обсуждения любых проблем и критики от руководства. Начальник организации вправе самостоятельно принимать ответственные решения, требовать их исполнения и делегировать свои обязанности подчиненным. Если руководитель желает наладить работу сотрудников, ему нужно постоянно требовать выполнения актуальных поставленных задач. Другое правило – это использование ненормативной лексики в присутствии подчиненных. К сожалению, не все обладают хорошим воспитанием. Применение крепких выражений некоторыми расценивается, как приобретение авторитета. Спешим разуверить – это не так. Человек, позволяющий себе говорить в офисе матерные слова не достоин никакого уважения. Это относится в одинаковой мере к начальствующему составу и к исполняющим обязанности сотрудникам. Следующее правило этикета для руководителя – это непримиримость к лестным замечаниям и комплементам. Нет лучшего способа управлять человеком и усыпить его бдительность, чем использование лести. Порой бывает трудно отличить проявление уважения и восхваление человеческих достоинств от неприкрытой и грубой лести. Такого рода разговоры и реплики, опытный руководитель всегда пресекает.