Правила экономии усилий

• Концентрируйтесь на ресурсах, приносящих наибольшую прибыль, не пытайтесь повы­сить эффективность всех ресурсов сразу.

• Лучше «срезать» углы, чем идти по дороге, делая все крутые повороты.

• Пытайтесь достичь высоких результатов по нескольким направлениям, а не повышать показатели по всем направлениям.

• Вместо того, чтобы выполнять повседневную или (с вашей точки зрения) рутинную работу самому, перепоручайте ее специалистам, которые могут сделать ее более про­фессионально.

• Выбирайте карьеру и работодателей с максимальной осторожностью и, как только это становится возможным, берите людей к себе в подчинение, а не нанимайтесь к кому нибудь другому.

• Делайте только то, что у вас получается лучше всего, и то, что вам нравится делать больше всего.

• «Копайте глубже» — обращайте внимание на странности и «иронию судьбы».

• В каждой важной для вас области старайтесь определить, какие 20% усилий могут при­вести к 80% результатов.

• Успокойтесь, работайте меньше и ставьте перед собой только самые важные цели, при достижении которых закон 80/20 будет работать на вас, а не против вас; помните «всех денег не заработаешь».

• Максимально используйте те немногие удачные моменты, которые посылает вам жизнь, когда вы способны показать наивысшие результаты и когда звезды благосклонны к вам.

Как мы видим, предложенные правила связаны как с пла­нированием личного времени, так и с системой принятия важных решений, о чем пойдет речь в разделе 8.3. Заметим, однако, что применение этих правил возможно лишь толь­ко в том случае, если человек владеет навыками самоана­лиза, которые обсуждались в учебном элементе № 2*, а также в разделе 8.1, и прежде всего — навыком целеполагания.

Между тем, Кох приходит к отчасти парадоксальным вы­водам относительно использования времени; он даже на­зывает их «ересью принципа 80/20».

Ересь принципа 80/20

Закон Парето, утверждающий помимо прочего, что 80% всех результатов достигаются в течение 20% всего потраченного времени, переворачивает обыденные представления. Следствия этого закона должны обрадовать всех, кто страдает от постоянной спешки.

• Мы пользуемся временем нерационально. И поэтому нет смысла в «косметическом ре­монте» подходов к планированию дня — нужна полная реконструкция представлений о времени.

• Нехватка времени — миф. На самом деле времени у нас предостаточно. По-настоящему мы пользуемся только 20% нашего дня. А многие талантливые люди делают основные «ходы» в течение нескольких минут. Принцип 80/20 предполагает, что если мы уделим в два раза больше внимания 20% главных видов деятельности, то можем свести нашу рабочую неделю к двум дням и при этом достичь на 60% больше, чем нам удается сейчас. Этот вывод бесконечно далек от безумной концепции тайм-менеджмента.

• Закон Парето превращает время из врага в нашего друга. Потерянное время не потеряно навсегда. Время всегда возвращается на круги своя. Не для того ли в неделе 7 дней, а в году — 12 месяцев? О том же нам напоминают и повторяющиеся времена года. Мы будем более творческими и производительными, если наши отношения со временем будут спокойными и деловыми. Наш враг не само время, а то, как мы его используем.

• Закон 80/20 означает, что нам следует поменьше действовать. Действие подавляет мысль. Мы транжирим или проматываем наше время именно потому, что у нас его слишком много. Если бы его не было, нечего было бы транжирить! Самый продуктивный переход в любой работе — последние 20% времени перед ее сдачей. Продуктивность работы над любым проектом можно удвоить, просто сократив время, выделенное на его реализацию

Ричард Кох

Источник: Koch R. The 80/20 Principle: The Secrete of Achieving More with Less. — N.Y., etc.: Currency, 1998, pp. 148-149.

8.3. Техника планирования личного времени

Итак, планирование, как следует из принципа Парето, необходимо. Однако как его осуществлять? Ведь и оно тре­бует времени. Кроме того, исследования психологов пока­зывают, что склонность в той или иной степени планиро­вать время определяется типом личности человека. В част­ности, согласно типологии личности Майерс-Бриггс (под­робнее см. раздел 3.4), люди «решающего» типа предпочи­тают распланированный образ жизни, а люди типа «ощу­щение» более склонны к спонтанным действиям.

Представляется, что каждый человек должен выбирать наиболее подходящий для себя способ планирования вре­мени. Попытка человека, относящегося к типу «ощущение», заставить себя пользоваться тайм-менеджером, т.е. специ­ально разработанным ежедневником, как правило, заканчивается неудачей, причем возникающий вследствие этого скептицизм распространяется не только на этот конкрет­ный прием планирования, а на планирование времени во­обще. Вероятно, поэтому Кох и назвал концепцию тайм-менеджмента «безумной». Тем не менее, можно сформули­ровать несколько достаточно универсальных принципов планирования времени, руководство которыми помогает «подстроить» систему планирования под индивидуальные особенности личности.

• Помните, что планирование времени должно приводить к выигрышу времени, иными словами: ищите оптималь­ный объем планирования, поскольку чрезмерная педан­тичность сама по себе отнимает много времени.

• Тот, кто регулярно в течение 10 минут готовит план своего рабочего дня, может ежедневно экономить до двух часов рабочего времени.

• Не планируйте все свое рабочее время. Практика пока­зывает, что целесообразно планировать примерно 60% времени, 20% оставлять на спонтанные действия (на­пример, творчество) и 20% резервировать на незапла­нированные действия.

• Не забывайте, что на работу, как правило, уходит столько времени, сколько на нее выделено. Поэтому стремитесь установить конкретные сроки выполнения любого за­дания.

• Важнейшим элементом планирования является опреде­ление приоритетных целей.

• При планировании необходимо точно определять, что именно должны сделать вы, а что можно поручить дру­гим.

Последняя рекомендация может быть выполнена с помо­щью принципа, предложенного президентом США Дуай­том Эйзенхауэром, который рассматривал все дела на ос­нове двух критериев: важности и срочности. В результате он располагал дела в ячейки простой матрицы, показанной на рис. 8.1.

Задачи типа А, как срочные и важные, необходимо решать незамедлительно. Задачи типа Б как важные, но не слиш­ком срочные, требуют внимания и определения сроков ис­полнения, без которых они в какой-то момент рискуют превратиться в задачи категории А, а вы будете к этому не

Рис. 8.1. Матрица Эйзенхауэра

готовы. Задачи типа В целесообразно перепоручить подчи­ненным или специалистам, поскольку эти дела должны быть сделаны срочно, но они не слишком важны. Наконец, в отношении задач типа Г необходимо набраться мужества и сказать себе: «Эти задачи не стоят моих усилий и времени. О них нужно просто забыть».

Ловушка, в которую попадает большинство людей, состо­ит в том, что они занимаются в основном делами катего­рии Г и В, и не справляются с делами типа А и Б. Почему? Часто просто потому, что дела типа Г и В сделать проще, и их результаты оказываются сразу налицо. Как избавиться от этой привычки?

Привычка заниматься мелочами имеет вполне отчетливое психологическое объяснение. Все мы живем и работаем, ориентируясь как бы на две перспективы — ближнюю и дальнюю. Лишь немногие люди, для которых характерна повышенная целеустремленность, руководствуются толь­ко дальней перспективой (именно поэтому многие пишут статьи, но лишь единицы отваживаются на написание книг). Для демонстрации собственной эффективности большин­ство нуждается в «быстром» конкретном результате. Пони­мание подобной ориентации составляет важный элемент самосознания личности*. При этом, как указывалось выше, изменить ориентацию личности очень сложно, если вооб­ще возможно. Однако никто не мешает воспользоваться знанием своих психологических особенностей. Напомина­ем, что в данном случае необходимо просто правильно пла­нировать последовательность работ в течение дня: начи­нать нужно с относительно важной, но достаточно про­стой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологичес­кий настрой — ведь день-то прошел не зря. В таком состоя­нии можно браться за действительно сложные задачи; даже если в этот день с ней справиться не удастся, это не вызо­вет фрустрации (см. раздел 6.4).

Еще один практический прием «уплотнения» времени — составление перечня мелких (требующих 10-15 минут) дел. Действительно, практически никогда не удается так рас­планировать важные и срочные дела, чтобы рабочий гра­фик был абсолютно плотным. Кроме того, для переключе­ния с одного важного дела на другое необходимо некото­рое время. Выполнение мелких дел позволяет эффективно использовать возникающие в работе паузы, да и добавляет удовлетворения — дела идут!

Правила планирования рабочего дня

Правила начала дня

• Начинать день с позитивным настроением

• Хорошо позавтракать и без спешки — на работу

• Начинайте работу по возможности в одно и то же время

• Перепроверка плана дня

• Согласуйте план дня с секретарем

• Решив относительно простую задачу, создайте себе хорошее настроение

• Утром займитесь важными и сложными задачами

Правила, касающиеся хода дня

• Фиксируйте сроки выполнения заданий

• Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию

• Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы

• Избегайте незапланированных импульсивных действий

• Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный темп работы

• Выполняйте небольшие однородные дела сериями

• Используйте паузы между серьезными делами

• Выделяйте «для себя» не менее одного часа рабочего времени

• Контролируйте время и планы

Правила завершения рабочего дня

• Завершайте начатое

• Осуществляйте контроль результатов и самоконтроль

• Составляйте план на следующий день

• Отправляйтесь домой с хорошим настроением: для этого определите важнейшее пози­тивное событие дня

Планирование рабочего времени не будет эффективным, если вы не будете принимать во внимание особенности ва­шего индивидуального графика трудоспособности. Всем известно деление людей на «жаворонков» и «сов». У «жаво­ронков» пик активности приходится на утренние часы, у «сов» — на вечерние. Кроме того, в течение суток происхо­дят весьма существенные колебания работоспособности. Зачастую график работоспособности и способы ее восста­новления формируются в юности, и следование им помо­гает справиться со все возрастающими нагрузками в зре­лом возрасте.

Пример из личного опыта автора

В юности мне посчастливилось учиться в одной из лучших физико-математических школ Москвы. Отбор в эту школу был весьма строгим, но и нагрузка на учащихся была очень большой. При этом требования по гуманитарным предметам были не менее высокими, чем по математи­ке, физике или химии. Так случилось, что еще до перехода в эту школу я начал почти професси­онально играть в бадминтон и к моменту перехода имел уже первый разряд, а позднее стал кандидатом в мастера и членом юношеской сборной Москвы. Тренировки шли шесть дней в неделю. Сейчас даже сам удивляюсь: как справлялся со всеми этими проблемами?

Было одно обстоятельство, которое, казалось бы, лишь осложняло мою жизнь: дом, школа и спортивный зал находились на значительном расстоянии друг от друга. Много времени прихо­дилось тратить на переезды с места на место. Но нет худа без добра! Я научился засыпать букваль­но на 15-20 минут во время поездки в автобусе и по приезде домой чувствовал себя абсолютно свежим. Эта привычка сохранилась у меня по сей день — 10-15 минут с закрытыми глазами — и я готов к новому виду деятельности.

Очень важное умение, способствующее не только правиль­ному планированию времени, но и реализации планов — это навык саморазгрузки. Возможно, ощущение собствен­ной незаменимости и тешит самолюбие, однако в долгосрочной перспективе перегрузка, порождаемая этим ощу­щением, не может не сказаться на работоспособности. По­этому полезно время от времени задавать себе следующие вопросы:

• Зачем вообще это делать? (Исключить!)

• Почему именно я? (Поручить!)

• Почему именно теперь? (Установить реалистичные сроки!)

• Почему именно так? (Рационализировать!)