2015-05-30
320
Индексация документов
При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документы входят:
- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
- индекс по номенклатуре дел.
Например, 218/08-17
Где – 218 – порядковый регистрационный номер, -08-17 – номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация, например, приказ №28, протокол №3, акт №7. В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
