Методы информирования

Для повышения эффективности коммуникации и эффективности производственной деятельности в целом, необходим определенный уровень владения техникой информирования.

При этом действуют следующие принципы:

- информация должна быть обыкновенной: она должна правильно отражать факты и числовые данные (во избежание искажения информации);

- информация должна быть достаточно полной: по ее содержанию не должно возникать дополнительных вопросов или неясностей;

- информация должна быть удобной для обработки: ее можно поставить на учет без излишних затрат времени и энергии;

- информация должна быть своевременной: получатель должен иметь возможность учитывать ее при принятии решений и в своих действиях.

Нужно заботиться о том, чтобы информация не осталась без внимания, а служил бы исходной базой для дальнейших действий и решений получателя.

Виды информации бывают устные и письменные. Каждый имеет свои преимущества и недостатки, которые в любой ситуации должны тщательно взвешиваться. Уместной может оказаться комбинация того и другого.

14.1.1. Устная информация

Основные преимущества устной информации заключаются в следующем:

- она экономит время, особенно когда речь идет об одном информируемом подразделении;

- она позволяет составить в процессе беседы обобщенную картину событий и уточнить неясности путем постановки вопросов;

- часто устная информация является основанием для ответной информации, позволяющей дополнить общую картину;

- при устном информировании часто возникают новые точки соприкосновения, которые могут иметь большое значение для сути изложения проблемы и послужить источником оригинальных идей. В процессе обсуждения информация может анализироваться с самых различных позиций;

- такая информация позволяет сразу же принять необходимое решение.

Основные недостатки устной информации:

- устной информацией легче манипулировать, чем письменной, поскольку позднее трудно доказать о ее содержании;

- она легко забывается, прежде всего, тогда, когда дается в неподходящий момент. Многие важные моменты могут забываться;

- она не оставляет следов. Ее нельзя воспользоваться еще раз;

- она малопригодна для дальнейшей передачи цифровых и технических данных, поскольку могут легко возникнуть ошибки при передаче или же собеседники не в состоянии заполнить и обработать такие данные.

Поэтому целесообразно при устном информировании иметь письменные вспомогательные данные, например, диаграммы, таблицы, важные цифровые данные.

14.1.2. Письменная информация

Письменная информация имеет свои плюсы и минусы.

Преимущества письменной информации следующие:

- она более долговечна и доказательна. Может быть при необходимости перепроверена;

- при передаче она не искажается. Ею труднее манипулировать.

Недостатки письменной информации:

- письменная информация часто воспринимается как менее срочная по сравнению с устной. Ее можно отложить, если получатель не имеет желания, ни времени заниматься ею;

- неясности в тексте замечаются тогда, когда уже поздно. Это ведет к замедлению передачи информации, что сказывается на способности реагировать на изменяющиеся условия внутренней и внешней среды, т.е. теряется способность к развитию, что ведет к стагнации предприятия;

- она отнимает много времени и труда, как у составителя, так и у получателя, так как ее нужно диктовать, печатать, читать, передавать дальше и подшивать в дело.