Операции с денежными средствами предприятия, хранящиеся в кассе, называют кассовыми операциями. Хранятся в кассе не только денежные средства, но и документы, называемые бланками строгой отчетности: трудовые книжки, квитанции путевых листов автотранспорта, бланки удостоверений, дипломов, различные документы. Ведение кассовых операций основывается на документах:
1. Письмо Казначейства при Министерстве финансов РК от 16.10.1997 № 11-8-9/9120 «Разъяснение к временному порядку ведения кассовых операций в бюджетных организациях»
2. Приказ Министерства финансов РК от 25.04.2000 г. № 195 «Об утверждении правил ведения кассовых операций в государственных учреждениях».
3. Постановление Правления Национального банка РК от 05.04.2005 г. № 42 «О внесении изменений и дополнений в Постановление Правления Национального банка РК от 26.12.2003 № 467 «Об утверждении правил ведения кассовых операций с юридическими и физическими лицами в филиалах Национального банка РК».
4. Постановление Правления Национального банка РК от 26.12.2003 № 467 «Об утверждении правил ведения кассовых операций с юридическими и физическими лицами в филиалах Национального банка Республики Казахстан».
Правильная организация учета наличных денежных средств предприятия требует обязательного соблюдения следующих условий:
1. Наличие специального помещения – кассы
2. Полная материальная ответственность кассира
3. Ограничение доступа в кассу
4. Обеспечение сохранности денег во время транспортировки
5. Установление круга лиц, имеющих право на получение денежных средств в подотчет
6. Установление срока, в течение которого необходимо отчитаться об использовании денежных средств, полученных в подотчет
7. Определение круга лиц, имеющих право подписи кассовых документов
Существует два основных первичных кассовых документа:
· Приходный кассовый ордер, которым оформляется факт поступления денежных средств в кассу предприятия.
· Расходный кассовый ордер, которым оформляется факт выдачи денежных средств из кассы предприятия.
По умолчанию приходный кассовый ордер должен подписываться главным бухгалтером и кассиром компании. Расходный кассовый ордер должен подписываться руководителем как распорядителем денежных средств компании, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получившим денежные средства.
8. Соблюдение порядка выписки первичных кассовых документов
Существует следующий общепринятый порядок выписки первичных кассовых документов.
Приходный кассовый ордер
1. Выписывается отдельным бухгалтером (не кассиром) и одновременно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с присвоением ему очередного порядкового номера.
2. Подписывается у главного бухгалтера или другого уполномоченного лица, передается в кассу предприятия.
3. После приема денег приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписывается кассиром, заверяется круглой печатью компании и на квитанции ставится штамп "Оплачено" с указанием даты.
4.Квитанция к приходному кассовому ордеру с круглой печатью, штампом и всеми подписями передается кассиром лицу, которое внесло деньги в кассу.
У кассира предприятия должны храниться образцы подписей тех сотрудников компании, которые имеют право на подписание кассовых документов.
Расходный кассовый ордер:
1. Выписывается отдельным бухгалтером (не кассиром) и одновременно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с присвоением ему очередного порядкового номера.
2. Подписывается у руководителя организации, что служит подтверждением целесообразности расходования денежных средств и у главного бухгалтера или других уполномоченных на то лиц и передается лицу, которое будет получать деньги в кассе, или непосредственно кассиру.
3. Заполняется лицом, получающим денежные средства в кассе.
4. Подписывается кассиром, выдавшим денежные средства и ставится штамп "Получено".
Подпись руководителя организации на расходном кассовом ордере может быть необязательной, если имеется его разрешительная подпись о необходимости оплаты на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах. Например, выдача денежных средств на командировочные расходы может производиться на основании подписанного руководителем приказа об отправлении сотрудника в командировку.
На небольших компаниях, где происходит совмещение функций кассира и бухгалтера (главного бухгалтера) одним лицом, порядок выписки кассовых документов не должен нарушаться. Соответствующий специалист сначала выписывает и регистрирует кассовые ордера, направляет на подпись руководителю и затем подписывает их как главный бухгалтер, после этого делает необходимые отметки как кассир и подписывает еще раз уже в качестве кассира.
Все вышеперечисленные условия организации учета наличных денежных средств являются организационными и требуют от руководства компании подготовки соответствующих распорядительных документов.
Кассир предприятия, а также бухгалтер должны ознакомиться с ними и при необходимости иметь копии следующих документов:
1. Договоров о полной материальной ответственности с кассиром и другими лицами, имеющими доступ в кассу и (или) выполняющими обязанности кассира.
2. Приказа о постоянном возложении обязанностей кассира на бухгалтера предприятия.
3. Приказа о временном возложении обязанностей кассира на определенного сотрудника компании.
4. Приказа о назначении комиссии для пересчета остатков денежных средств и иных ценностей в кассе предприятия с целью их передачи сотруднику, исполняющему обязанности кассира.
5. Комиссионного акта о пересчете и наличии денежных средств, передаваемых кассиру.
6. Приказа об определении круга лиц, имеющих право подписи кассовых документов за руководителя и главного бухгалтера компании.
7. Образца подписей лиц, имеющих право подписи кассовых документов.
8. Приказа о назначении круга лиц, имеющих право на получение в подотчет денежных средств в кассе предприятия.
9. Приказа, определяющего сроки, в течение которых подотчетные лица должны представлять авансовые отчеты об использовании денежных средств компании.
Часто на предприятиях подобные документы отсутствуют в силу различных причин. Это вносит некоторую неопределенность в работу кассира и бухгалтера, а также может привести к разногласиям между кассиром, бухгалтером, руководителем и проверяющим налоговым инспектором. Чтобы избежать различных недопониманий, кассиру(бухгалтеру) следует убедиться в их наличии и при отсутствии выступить инициатором создания этих документов.
Как уже упоминалось на предприятии в бухгалтерии должен вестись журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, который имеет следующий вид:
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Приходные кассовые ордера | Расходные кассовые ордера | ||||||
Дата | № | Сумма | Примечание (за что получено) | Дата | № | Сумма | Примечание (на какие цели выдано) |
Первый такой журнал открывается в момент создания предприятия и ведется до конца года. На очередной календарный год заводится новый журнал. В журнале регистрируются все выписываемые бухгалтером приходные и расходные кассовые ордера за текущий год. Ведение такого журнала обеспечивает наличие последовательной нумерации кассовых документов и позволяет главному бухгалтеру вести контроль за учетом денежных средств в кассе.
Приходные и расходные кассовые ордера имеют утвержденную форму и заполняются бухгалтером собственноручно, без каких либо исправлений и подчисток. Если допущена ошибка, то бланк с ошибкой подлежит немедленному уничтожению и выписывается новый правильный документ.
Частному физическому лицу или представителю юридического лица, внесшему деньги в кассу, выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру, подписанную главным бухгалтером и кассиром. Прием и выдача денег по кассовым документам производится только в день их оформления. Получив кассовые ордера, кассир должен их проверить:
- проследить за правильностью оформления;
- убедиться в подлинности подписей директора и главного бухгалтера;
- потребовать наличия указанных приложений.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда выдан и забирает расписку получателя.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью.
Выдача денег лицам, состоящим и не состоящим в списочном составе предприятия, про изводится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтером четко, без исправлений. В этих документах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Приходные и расходные ордера немедленно после их получения и выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом "Оплачено" или "Получено" с указанием даты.
При выплате из кассы заработной платы, аванса, премии составляется платежная ведомость. На титульном листе платежной ведомости ставится разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера, указываются сроки выдачи денег и общая сумма прописью.
После окончания отведенного для выплаты времени платежная ведомость закрывается, независимо от того, все ли указанные в ней сотрудники получили деньги или только часть из них. Закрытие ведомости заключается в том, что кассир подсчитывает общую сумму всех выданных денежных средств по данной ведомости и записывает эту сумму прописью непосредственно в платежной ведомости. После того как выданная сумма зафиксирована, ведомость считается закрытой и на ее основании составляется один расходный кассовый ордер на всю сумму денежных средств, выданных по ведомости.
При приеме денежных средств в качестве оплаты или предоплаты покупателей за реализованную продукцию, работы, услуги и другие ценности кассир должен вместе с квитанцией к приходному кассовому ордеру выдать покупателю фискальный чек на полученную сумму денег.
9 Наличие контрольно-кассовой машины (ККМ) с фискальной памятью
Наличие контрольной кассовой машины в кассе предприятия является обязательным условием при приеме наличных денежных средств от покупателей за реализованные товары, работы и услуги. Предприятие обязано использовать ККМ и выдавать покупателю не только квитанцию к приходному кассовому ордеру, но и фискальный чек на оплаченную сумму.
Осуществлять деятельность без применения контрольно-кассовых машин с фискальной памятью имеют право только:
1) индивидуальные предприниматели (кроме реализующих подакцизные товары):
- осуществляющие деятельность на основе разового талона или патента в рамке специального налогового режима для субъектов малого бизнеса;
- если с момента государственной регистрации налогоплательщика в качестве индивидуального предпринимателя не истекло шесть месяцев;
- осуществляющих деятельность в рамках специального налогового режима для крестьянских (фермерских) хозяйств.
Регистрация ККМ осуществляется налоговым органом в течение двух рабочих дней с момента подачи налогоплательщиком соответствующего заявления. Регистрации подлежат технически исправные ККМ, модели которых включены в Государственный реестр контрольно-кассовых машин с фискальной памятью, разрешенных к использованию на территории Республики Казахстан.
Перечень документов, необходимых юридическому лицу для регистрации ККМ с фискальной памятью:
1) регистрационные карточки в количестве двух штук;
2) заявление установленного образца;
3) фискальный чек с оборотом (выдается сервисным центром);
4) договор на постановку на техническое обслуживание в центре технического обслуживания машины;
5) свидетельство о государственной регистрации, выданное Министерством юстиции (копия);
6) статистическая карта (копия);
7) свидетельство налогоплательщика (РНН) (копия);
8) свидетельство о постановке на учет в качестве плательщика НДС (если налогоплательщик является плательщиком НДС) (копия);
9) лицензия на лицензируемый вид деятельности;
10) кассовая книга предприятия, подтверждающая отсутствие расчетов с населением за наличный расчет за реализованные товары (работы и услуги);
11) пояснительная записка на имя зам. председателя регионального НК и справка из банка о поступлении наличных денежных средств на расчетный счет;
12) в случае регистрации дополнительной машины предоставить копии регистрационных карточек ранее зарегистрированных ККМ с фискальной памятью.
При регистрации ККМ с фискальной памятью, бывшей в употреблении, следуeт предоставить копию справок о снятии с учета ККМ с фискальной памятью прежним его владельцем.
Обязанности по приобретению ККМ и ответственность за работу без ККМ возлагается на руководителя предприятия. Однако в большинстве случаев приобретением ККМ и ее постановкой на регистрационный учет в налоговом комитете занимаются работники бухгалтерии. Существует утвержденный Правительством перечень тех ККМ, которые допускаются к использованию на территории Республики Казахстан. Данный перечень периодически пополняется новыми моделями ККМ и печатается в средствах массовой информации.
Если в течение дня произошло поступление наличных денежных средств от покупателей, которые в обязательном порядке проводятся через ККМ, то в конце дня кассир должен снять сменный z – отчет и заполнить книгу учета наличных денег, проведенных через ККМ с фискальной памятью.
Все исполненные кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера), т.е. те документы, по которым произведено получение или выплата денежных средств собираются кассиром и на их основании производится заполнение так называемой кассовой книги. В ней кассиром регистрируется остаток денежных средств в кассе на начало каждого рабочего дня, все операции по приходу и расходу денежных средств за день, подводятся итоговые суммы поступления и выдачи денег и выводится остаток денежной наличности на конец дня. Если операции по кассе немногочисленные, то выведение остатков может производиться не ежедневно, а за несколько рабочих дней, еженедельно или с другой периодичностью.
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана и заверена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр - отрывная часть листа служит отчетом кассира, который вместе со всеми приходными и расходными кассовыми документами передается в бухгалтерию. Подчистки в кассовой книге запрещены, а исправления в ней возможны только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. Если учет кассовых операций ведется с использованием специального программного обеспечения, например, 1 С: Бухгалтерии, то кассиру необходимо распечатывать автоматически формируемые листы кассовой книги в двух экземплярах: первый как отчет кассира вместе с первичными документами следует передавать в бухгалтерию, второй как очередной лист кассовой книги необходимо последовательно подшивать и в конце года прошнуровать, опечатать и заверить печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера.
Проверенный отчет кассира с приложенными первичными документами представляет собой регистр аналитического учета операций по движению денежных средств в кассе.
Синтетический учет операций по счету 1010 "Денежные средства в кассе" ведется в журнале-ордере №1 по кредиту счета 1010 и в ведомости к журналу-ордеру №1 по дебету счета 1010.
Заполнение ведомости и журнала-ордера производится на основании представленных отчетов кассира, в которых бухгалтером проставлены корреспондирующие счета. Журнал-ордер и ведомость по 1010 счету имеют построчное заполнение. Обычно каждая отдельная строка соответствует отдельному отчету кассира. В случае когда в отчете кассира отражено несколько операций, имеющих одинаковую корреспонденцию счетов, в журнале-ордере или ведомости они отражаются одной общей суммой.
Итак, в бухгалтерии составляются: журнал хозяйственных операций, ПКО, РКО, журнал регистрации ПКО и РКО, платежные ведомости, журнал-ордер № 1, ведомость к ЖО № 1, в кассе происходит выдача, получение денежных средств, ведется кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств, отчет кассира, Z-отчет ККМ.