Цель занятия. Освоить методику и приобрести навыки составления основных видов управленческих документов, изучить реализацию, правила и приемы делопроизводства на предприятиях АПК.
Условия и исходные материалы. Изучить теорию и ознакомиться с основами делопроизводства, его местом в системе управления, видами документов и требованиями к их оформлению, организацией делопроизводства и номенклатурой дел сельскохозяйственного предприятия.
Составить наиболее часто используемые в управлении предприятием АПК организационно-распорядительные документы:
Штатное расписание;
документы по личному составу (заявление, резюме для трудоустройства, проект трудового контракта, личный листок по учету кадров);
приказы и распоряжения по основной деятельности; докладные и объяснительные записки; протоколы и акты; договоры; служебные письма; деловые письма.
Записать документы в журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции.
Подготовить документы для сдачи в архив. Порядок и методика выполнения задания. Любая управленческая деятельность неразрывно связана со сбором, хранением, обработкой и передачей информации. Информационное обеспечение процесса управления на предприятии АПК осуществляется с помощью документов, которые являются основными носителями информации. Четкость и эффективность деятельности аппарата управления во многом зависят от правильной организации делопроизводства.
|
|
Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. В основе делопроизводства лежит документ —зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Любой официальный документ одновременно выполняет несколько функций, среди которых выделяют общие (информационная, социальная, коммуникативная, культурная) и специальные (управленческая, правовая, историческая).
Работники аппарата управления предприятия АПК. располагают общим информационным банком данных, но каждый из них на своем функциональном уровне выполняет специфические виды работ, вносящие определенный вклад в создание документа.
Руководители участвуют в разработке конкретных вопросов, принимают по ним решения и подписывают отражающие их документы. Специалисты соответствующего профиля, кроме того, выполняют вспомогательные операции, документируют проекты решений. Технические исполнители осуществляют информационное обслуживание аппарата управления: получение, обработку, передачу и хранение документов.
Правильная организация системы делопроизводства предполагает выполнение следующих функций и работ.
|
|
1. Сбор информации, печатание материалов, необходимых руководству для принятия оптимальных решений по вопросам деятельности хозяйства, систематический контроль за выполнением приказов, распоряжений, отдельных поручений.
2. Обеспечение отчетности на основе достоверной документации в строгом соответствии с имеющимися положениями и инструкциями.
II Управлении в АПК
3. Организация систем приема, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ее обработки, доведения до исполнителей, контроль за исполнением, а также хранение и выдача справок, архивных документов по просьбе лиц, нуждавшихся в них, в соответствии с существующими инструкциями.
4. Прием, регистрация, направление исполнителям заявлений, жалоб и предложений работников, контроль за ответами на них.
5. Получение бланков строгой отчетности, штампов, печатей и обеспечение их надежного хранения.
6. Ознакомление работников с должностными обязанностями и распорядком дня.
7. Подготовка к проведению общих собраний, совещаний, заседаний, обеспечение руководителей необходимыми материалами по обсуждаемым вопросам, а также оформление протоколов и другой документации, связанной с ними.
8. Составление и оформление заявок, получение и хранение стандартных, типовых, специальных бланков документов.
9. Проверка состояния рабочих мест аппарата управления, их соответствия требованиям научной организации труда, наличия средств оргтехники, канцелярских принадлежностей, оборудования и аппаратуры.
10. Организация повышения квалификации работников аппарата управления по делопроизводству, ознакомление их с инструкциями, рекомендациями, стандартами, документами и литературой по этим вопросам.
В сфере управления предприятием АПК выделяют две системы документации: организационно-распорядительную и специальную.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) — система, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности работников аппарата управления. В составе ОРД выделяют подсистемы организационной, кадровой, распорядительной и справочно-информационной документации.
К организационной относится нормативная документация, регламентирующая правовой статус предприятия и его структурных подразделений, функции, права и обязанности органов управления и должностных лиц: устав предприятия, положения о структурных подразделениях, службах управления, должностные инструкции, штатные расписания, правила.
Документы по личному составу (кадровые) характеризуют правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации, учреждения: приказы по личному составу, заявления, трудовые контракты, трудовые книжки, личные карточки, личные дела, доверенности, расписки и т. д.
К распорядительной документации относятся постановления, решения, распоряжения, приказы, указания. Особенность этой подсистемы состоит в том, что ее состав для каждого уровня управления устанавливается соответствующими органами управления или должностными лицами.
Справочно-информационная документация включает служебную переписку, справки, протоколы, акты, докладные, объяснительные записки, предложения, представления, извещения, сводки и т. д. Эта система — самая большая среди подсистем ОРД.
Специальная документация отражает специфику управления отдельными предприятиями, обслуживает функции управления производством: плановая, финансовая документация, документация по бухгалтерскому и статистическому учету, маркетингу и др.
В штатных расписаниях сельскохозяйственных предприятий не предусмотрены работники, занимающиеся только делопроизводством. Зги функции выполняют экономический отдел, бухгалтерия, специалисты, управляющие, бригадиры и в значительной мере (по канцелярской части) секретари руководителей. Поэтому всем руководителям и специалистам, особенно работникам экономической службы необходимо знать основы делопроизводства, уметь оформлять документы.