В соответствии с п. 1.11 Положения № 373-П мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег определяются предприятием. Такие проверки осуществляются, в частности, путем проведения инвентаризаций.
Проведение инвентаризации обязательно в случаях:
- при смене кассира;
- при выявлении недостач и хищений;
- перед составлением годовой отчетности.
Инвентаризация денежных средств, денежных документов и других ценностей, хранящихся в кассе, проводится комиссией, состав которой утверждает руководитель организации своим приказом (распоряжением).
До начала проверки члены комиссии должны получить от кассира приходные и расходные документы, отчеты о движении денежных средств, последние на момент проведения инвентаризации. Вместе с тем кассир дает расписку, что к началу проведения инвентаризации все приходные и расходные кассовые документы переданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Такие же расписки дают подотчетные лица, получившие денежные средства на хозяйственные расходы.
В ходе инвентаризации члены комиссии производят подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и др.).
По результатам инвентаризации комиссия составляет Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ- 15)) в двух экземплярах. Первый экземпляр передается кассиру, а второй - в бухгалтерию.
В учете результаты инвентаризации отражаются следующим образом:
Дебет 94 Кредит 50
- выявлена недостача в кассе;
Дебет 73/2 Кредит 94
- отнесена на виновное лицо сумма выявленной недостачи;
Дебет 70 Кредит 73/2
- удержана из заработной платы кассира сумма недостачи.
Дебет 50 Кредит 73/2
- внесены наличные деньги в кассу кассиром в погашение недостачи.
Если причиной недостачи в кассе является кража или хищение денег неустановленными лицами, то до установления виновного лица недостача денежных средств учитывается на сч. 94.
В бухгалтерском учете сумма недостачи в кассе, виновные в возникновении которой не установлены, списывается на финансовые результаты организации проводкой
Дебет 91/2 Кредит 94
- списана недостача, виновник которой не установлен.