2015-06-05
804
Регламент выполнения процесса является нормативно-методическим документом, предназначенным для комплексного описания процессов на верхнем и среднем уровнях. Структура приводимого ниже шаблона регламента достаточно сложна. Очевидно, что описывать с помощью такого документа простые процессы (состоящие из нескольких операций) нецелесообразно. Шаблон регламента выполнения процесса стоит применять при описании и регламентации сложных и важных для организации процессов. Он может использоваться для регламентации как сквозных (межфункциональных) процессов, так и для тех, которые выполняются в рамках подразделений.
Важно, что при заполнении шаблона сотрудники вынуждены собирать и систематизировать информацию практически обо всех существенных элементах процесса: входах, выходах, технологии выполнения, ресурсах, механизмах управления и т.д. Кроме того, приходится анализировать, а затем закреплять в матрице ответственности процесса ответственность руководителей и сотрудников. Последовательное заполнение шаблона приводит к пониманию сотрудниками всех важных аспектов выполнения процесса и позволяет выявить белые пятна, связанные с последовательностью операций и взаимодействием участников процесса, распределением ответственности, требованиями ко входам-выходам процесса и т. п.
Структура регламента выполнения процесса:
1. Назначение и область регламента.
2. Нормативные ссылки.
3. Определения терминов, обозначения и сокращения.
4. Границы процесса.
4.1 Потребители и выходы процесса
4.2 Поставщики и входы процесса.
4.3 Начало и завершение процесса.
5 Управление процессом.
5.1 Ответственный за процесс, его полномочия и ответственность.
5.2 Планирование процесса.
5.3 Контроль и отчетность по процессу.
6. Выполнение процесса.
6.1 Общее описание процесса.
6.2 Структура подпроцессов и ответственность участников процесса.
6.3 Описание подпроцессов (операций) процесса.
7. Документирование и архивирование.
8. Порядок внесения изменений.
9. Ознакомление сотрудников.
Опыт использования шаблона регламента выполнения процесса на нескольких предприятиях России показал, что трудоемкость его заполнения высока. Документ сложно согласовывать со всеми заинтересованными должностными лицами. С формальной точки зрения шаблон регламента полностью соответствует взгляду на процесс как на деятельность, преобразующую входы в выходы, представляющие ценность для клиента. Структура любого процесса отражена в шаблоне достаточно полно. Но с практической точки зрения большой объем информации, сконцентрированный в одном документе, оказывается неудобным для работы и не востребованным руководителями и сотрудниками, участвующими в процессе. Сложность и объем документа затрудняют его оперативную корректировку и доведение до всех заинтересованных лиц. Поэтому использовать шаблон нужно с осторожностью. С его помощью целесообразно описывать наиболее важные и сложные процессы, требующие четкого распределения полномочий и ответственности, фиксации установленного порядка выполнения и управления процессом. Если деятельность, которую предполагается описывать при помощи рассматриваемого шаблона, уже регламентирована в другой НМД, стоит подумать и при необходимости упростить шаблон или использовать вместо него простейшие карты процессов или документы другого типа.
Конечно, эффективность применения шаблона регламента выполнения процесса (как, впрочем, и другой НМД) зависит от культуры управления, сформировавшейся в организации.
Заполнение шаблона регламента выполнения процесса можно начинать в том случае, когда разработано хотя бы укрупненное видение системы процессов и ориентировочно определены границы этих процессов. Желательно приступать к регламентации после тщательной проработки и анализа системы процессов организации, построенной, например, с помощью метода анализа цепочек создания ценности.
Порядок разделов в шаблоне и последовательность их заполнения, как правило, отличаются. Дело в том, что шаблон является заготовкой для документа, который должен иметь четкую, понятную и логически продуманную структуру. Но при заполнении шаблона существует определенный, целесообразный с практической точки зрения порядок сбора информации о процессе. Ниже представлена примерная последовательность, в которой следует действовать.
Прежде всего нужно заполнить разделы 1, 2, 3. Затем следует перейти к определению клиентов процесса и соответствующих выходов, т.е. заполнить подраздел 4.1. После этого определяют поставщиков и входы процесса (4.2). Затем заполняют подраздел 4.3. Таким образом, раздел 4 оказывается охваченным полностью.
Далее следует заполнить раздел 6. Для этого придется анализировать технологию выполнения процесса, структурировать его операции и распределять ответственность за выполнение и управление этими операциями (подпроцессами) среди участников процесса.
Параллельно заполнению разделов 4 и 6 руководителю (владельцу) процесса целесообразно заполнить раздел 5, т.е. определить свои полномочия и ответственность, технологию (механизмы) управления процессом. Кроме того, важно разработать систему показателей для управления процессом. Затем заполняют оставшиеся разделы шаблона.
После того как создана первая версия, необходимо согласовать этот проект регламента выполнения процесса с вышестоящим руководителем и владельцами процессов-клиентов и процессов-поставщиков внутри организации. Сделав необходимые корректировки, документ нужно утвердить и ввести в действие. Необходимо отметить, что при наличии большого количества существенных изменений в регламенте (по сравнению с существующим положением дел) ввести его в действие сложно. Нужно либо упростить требования, либо разработать поэтапный план внедрения изменений в процессе, требования к которому утверждены регламентом.
