2015-06-05
514
Учет товаров и тары на предприятиях оптовой торговли относится к числу наиболее трудоемких. Это связано с большим количеством операций, числом поставщиков.
Комплексы по учету ТМЦ на оптовых предприятиях позволяют решить следующие задачи:
6. Машинное документирование товарных операций.
7. Формирование на ЭВМ бухгалтерских проводок.
8. Автоматизированный контроль за ценами.
9. Оперативный контроль за товарными запасами.
10. Получение аналитических сведений о поступлении и реализации товаров и др.
В комплексе учета товарных операций можно выделить следующие подзадачи:
1. Создание и введение информации в базу данных.
2. Натурально-стоимостной учет ТМЦ.
3. Формирование товарных и платежных документов.
4. Контроль ТЗ на складах.
5. Учет и анализ товародвижения.
6. Учет и контроль отгрузки товаров покупателю.
7. Инвентаризация (оформление и введение результатов инвентаризации, учет товарных потерь, учет переоценки товаров) и др.
Входная информация по поступлению товаров и тары на оптовые склады содержится в первичных документах. Перечень ПД:
|
|
|
· товарно-транспортная накладная (с приложенным протоколом согласования цен);
· протокол согласования цен;
· товарная накладная;
· акт об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке ТМЦ;
· опись-акт на переоценку ТМЦ;
· инвентаризационная опись;
· сличительная ведомость;
· протокол о внесении товаров в качестве вкладов в уставный капитал предприятия и согласования их стоимости и др.
Учет товарных операций в опте в условиях применения ЭВМ организуется на складах в натурально-стоимостном выражении, в бухгалтерии – в стоимостном или натурально-стоимостном.
При приемке товаров на складе производится приемка по количеству и качеству, в случае расхождений составляется акт. В условиях применения ЭВМ эти операции полностью автоматизированы. Материально-ответственное лицо в диалоговом режиме вводит информацию. Информация записывается на машинный носитель и передается в бухгалтерию.
При отпуске товаров из торгового отдела по сети или через дискету на склад поступает выборочная ведомость, которая используется для отборки товаров и их подготовки к отпуску. После их отгрузки МОЛ в диалоговом режиме вводит их в память компьютера. На основании этих данных формируется массив наличия ТМЦ на складе. С использованием ЭВМ на складе появляется возможность автоматизированного составления и ведения картотеки складского учета.
В соответствие с графиком МОЛ составляет отчет. Передача информации по отчету в бухгалтерию осуществляется либо с помощью дискеты либо по сети. Выписка последнего отчета позволит осуществить подготовку базы данных для формирования машинограмм натурально-стоимостного и стоимостного учета.
|
|
|
Для проведения инвентаризации бухгалтер использует полученную на ЭВМ форму инвентаризационной ведомости. В которой делается расчет фактических остатков товаров. Эти данные вносятся в память ЭВМ и автоматически формируется сличительная ведомость. Она может быть составлена 2-мя способами:
· путем вывода на печать всей учетной информации;
· путем вывода на печать только тех ТМЦ, где обнаружено расхождение.
При проведении переоценки на основании внесенных в память ПК данных составляется ведомость переоценки.
К выходной информации по автоматизации учета ТМЦ на оптовых предприятиях, полученной на ЭВМ, предъявляются требования: полнота; системность; достоверность; точность; объективность; юридическая законность.
Если в качестве исходной программы используется программа 1С:Бухгалтерия, то можно получить следующие машинограммы выходной информации:
- оборотная ведомость по счетам 41/1, 46, 60/1;
- карточка счета 41/1, 46, 60/1;
- анализ счета 41/1, 46, 60/1;
- анализ счета 41/1, 46, 60/1 по датам;
- анализ счета 41/1, 46, 60/1 по субконто;
- сводные проводки по счету 41/1, 46, 60/1 в корреспонденции с другими счетами и др.
Программа 1С:Бухгалтерия в настоящее время является наиболее приемлемым средством автоматизации учета ТМЦ на оптовых предприятиях. Эффективность использования этой программы состоит в том, что автоматизированный учет ТМЦ на оптовых предприятиях организуется параллельно с решением других учетных задач, и обработка бухгалтерской информации производится по всему комплексу счетов с выходом на баланс. Кроме того, данная программа позволяет наладить ведение многоуровневого аналитического учета в разрезе видов субконто (аналитики) к счетам 41/1, 60/1; создание системы справочников по товарам, поставщикам и другим объектам.
«Тема «Бухгалтерская (финансовая) отчетность в системе управления организацией»
Управление хозяйственной деятельностью предприятий и организаций требует наличия достоверной и своевременной учетный и отчетной информации. С ее помощью обеспечивается получение необходимых сведений о количественных и качественных показателях хозяйственно-финансовой деятельности предприятий и организаций, характеризующий объем, уровень экономической эффективности хозяйственных процессов за отчетный период. Формирование бухгалтерской отчетности осуществляется на основе обобщения данных счетов бухгалтерского учета. Такие обобщения учетной информации проводятся каждый месяц путем подсчета оборотов и определения сальдо по всем счетам бухгалтерского учета. Без включения задач ведения сводного синтетического учета и составления отчетности система АБУ не может представлять единого целого и считаться законченной.
Комплекс задач АБУ по сводному учету и составлению отчетности включает решение функциональных задач:
1. Настройка на специфику работы предприятия в определенном периоде на основе ввода НСИ.
2. Группировка информации по корреспондирующим счетам для сводного бухгалтерского учета;
3. Ведение плана счетов предприятия в необходимых синтетических и аналитических разрезах;
4. Обработка проводок по всей системе счетов предприятия с выведением сальдо о каждом синтетическому счету на установленную дату;
5. Выпуск машинограмм сводного синтетического учета: страниц Главной книги по каждому счету, Сводной оборотной ведомости и Сальдового баланса;
6. Группировка информации для составления расчета и проведения оперативного анализа хозяйственной деятельности;
7. Обработка отчетных показателей и формирование установленных форм периодической и налоговой отчетности;
|
|
|
8. Выпуск на печать установленных форм периодической и налоговой отчетности: Баланса (форма 1), Отчета о прибылях и убытках (форма 2), Приложения к балансу (форма 3), уточненные расчеты налогов и платежей;
9. Предоставление информации для проведения всестороннего анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;
10. и т.д.
Исходными данными для решения этих задач являются сформированные машинным путем записи в документы бухгалтерского учета, полученные в результате выполнения учетных работ на всех участках Отчета. На их базе формируются массивы данных аналитического и сводного синтетического учета. Структура записи первого массива включает реквизиты: код основного и корреспондирующего синтетического и аналитического счетов; код структурного подразделения основного и корреспондирующего счета; дата совершения операции; код операции; сумма. Путем выборки записей, относящихся к определенному синтетическому счету, формируется массив сводного синтетического учета. Он содержит коды основного и корреспондирующего счетов, дебетовые и кредитовые обороты по ним, входящие и исходящие сальдо. В системе предусмотрено наличие архивных данных в виде массива, полученного в предыдущие отчетные периоды. В нем имеются остатки и нарастающие обороты по объектам аналитического учета и другим аналитическим счетам.
При решении задач сводного учета используются и массивы постоянных данных. В них входят справочники условий записи по синтетическим счетам и входимости данных в формы отчетности. Справочники входимости данных в формы отчетности используют для составления периодической и годовой отчетности. На его основании ее определяют отчетные показатели путем выборки соответствующих записей исходных дачных.
В процессе совместной обработки рассмотренных массивов формируется выходная информация. Главными выходными сообщениями является: хронологический учетный регистрационный журнал; систематический регистр - Главная книга; оборотная ведомость по счетам бухгалтерского учета; баланс, прочие формы отчетности.
|
|
|
Формирование сводной информации осуществляется в несколько этапов. Это обусловлено существующей взаимосвязью между счетами бухгалтерского учета, при которой результаты по одним счетам бухгалтерского учета могут быть определены лишь после выявления результатов по другим счетам. Это в свою очередь предопределяет и последовательность обработки информации по отдельным участкам учета. Например, обобщение оборотов по счетам денежных средств должно предшествовать обобщению данных по учету издержек обращения. Таким образом, при организации автоматизированного сводного учета большое значение приобретает соблюдение последовательности и сроков обработки учетной информации. При использовании ЭВМ в массиве бухгалтерских проводок, составляющих информационную основу сводного синтетического учета, формирующуюся на других участках учета, предусматривается одна запись по каждой проводке. В бухгалтерской записи на счетах содержится информация о коде основного бухгалтерского счета, субсчета и о коде корреспондирующего счета, субсчета. Принцип двойной записи хозяйственных операций реализуется с помощью специальных программ: один раз делается выборка оборотов при условии, что счет является основным, а второй раз обороты обобщаются по данному счету при условии, что он выступает в качестве корреспондирующего. В результате выборки оборотов формируется массив, который подвергаете, сортировке в заданной последовательности. Например, по возрастанию кодов синтегических счетов. Информация отсортированного массива оборотов используется для формирования и выдачи Главной книги и оборотного баланса. Таким образом одноразовой записью бухгалтерских проводок в условиях применения ЭВМ достигается двойное ее прочтение и использование. Для получения Главной книги и оборотного баланса кроме массивa бухгалтерских проводок используется массив счетов и субсчетов, а также массив сальдо на начало отчетного периода. Данные массива хранятся в памяти ЭВМ как результат решения учетных задач за прошлый месяц.
Итоги определяют как пo дебету, так и по кредиту корреспондирующих счетов.
Массив бухгалтерских проводок упорядочивается по возрастанию кодов балансовых счетов. При осуществлении записей по конкретному счету в начале обрабатывается его дебетовая часть. Для этого подсчитывают суммы хозяйственных операций по корреспондирующим с ним кредитуемым счетам и получают информацию об оборотах по субсчетам дебетуемого счета. Затем из массива бухгалтерских проводок производится выборка записей по кредиту обрабатываемого балансового счета, определяются кредитовые обороты в разрезе корреспондирующих с ними счетов и субсчетов. В завершающей стадии расчетов осуществляется суммирование оборотов по субсчетам и итогам дебетируемого и кредитуемого счетов, определяется сальдо на конец месяца по каждому иэ них. Сальдо группируют по активным и пассивным счетам отдельно и сопоставляют между собой.
Оборотный баланс концентрирует итоги Главной книги по всем счетам и субсчетам и служит как для обобщения данных бухгалтерскоro учета, так и для контроля за правильностью записей по счетам. Информация, содержащаяся в машинограммах "Главная книга" и "Оборотный баланс", используется для составления бухгалтерского баланса, который отражает состояние и размещение хозяйственных средств, источников их формирования, обеспеченность собственными» оборотными средствами, платежеспособность предприятия и другие данные, необходимые для анализа финансового состояния и оценки его деятельности. Применение ЭВМ обеспечивает возможность существенной детализации отчетности и баланса. Это достигается за счет расширения сферы первичного учета, числа и степени детализации учетных группировок. Детализация форм отчетности - основное направление совершенствования управленческого учета.
Распечатка отчетных машинограмм производится на основании заложенных в память ЭВМ форм бланков отчетности. Этот набор бланков есть не что иное, как набор форм выходных файлов, ориентированных на выдачу определенных машинограмм и видеограмм. Могут быть созданы следующие электронные бланки: машинограмма по расчетам в разрезе лицевых счетов; машинограммы по счетам; а) требующим расчетов сальдо и оборотов в разрезе аналитических счетов нарастающим итогом с начала года, б) по которым ведется учет в разрезе субсчетов, в) использующим позиционный метод аналитического учета, г) требующим развернутого сальдо в необходимых разрезах; машинограммы по счетам, аналитический учет по которым ведется: а) по одному объекту (признаку), б) по двум объектам, в) по трем и т.д. Типовыми проектами предусмотрена разработка следующих машинограмм: контрольной ведомости оборотов по синтетическим счетам, Главной книги, оборотных ведомостей аналитического учета. Оборотная ведомость по счетам синтетического учета выдается по возрастанию кода корреспондирующих счетов. Состав ее реквизитов следующий: наименование предприятия, отчетный период, основной счет и субсчет, корреспондирующие счет и субсчет, сумма входящего остатка по дебету и кредиту, сумма дебетовых и кредитовых оборотов, сумма исходящего остатка по дебету и кредиту. По данным этой машинограммы бухгалтерия контролирует правильность оборотов.
В результате обработки бухгалтерских данных формируются массивы для печати баланса.
Для автоматизации сводного учета является в настоящее время может использоваться программа 1С:Бухгалтерия. Эффективность использования этой программы состоит в том, что автоматизированный учет на каждом участке учетных работ, включая автоматизацию на участке "Главная книга" организуется параллельно с решением других учетных задач, и обработка бухгалтерской информации производится по всему комплексу счетов с выходом на баланс. Кроме того, данная программа позволяет наладить ведение многоуровневого аналитического учета в разрезе видов субконто (аналитики) к счетам.
Если в качестве исходной программы используется программа 1С, то можно получить следующие машинограммы выходной информации:
- сводная оборотная ведомость;
- оборотно-сальдовая ведомость по счетам;
- шахматка;
- сводные проводки;
- журналы-ордера и ведомости по счетам синтетического учета;
- оборотная ведомость по счетам;
- карточка счета;
- анализ счета;
- анализ счета по датам;
- анализ счета по субконто;
- отчет по проводкам;
- сводные проводки по счету в корреспонденции с другими счетами;
- формы отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках и др.
