Концепция

Цели, формат, общее описание события с предполагаемыми местом, сроками, количеством участников и т.п.

Креатив!!

Бюджет

Общий (предварительный) бюджет.

Чтобы сформировать близкий к реальности бюджет, необходимо как можно более четко продумать основные и дополнительные категории затрат и знать текущие цены. В том числе в бюджет закладываются непредвиденные расходы (от 3 до 10%) от бюджета. Т.е. – это допустимый процент погрешности.

После этого, событие ОФОРМЛЯЕТСЯ НА БУМАГЕ и ПРЕЗЕНТУЕТСЯ активу, руководству, заказчикам и пр. Только после рассмотрения этих документов принимается решение о том, начинать подготовку или нет!!!

Частая ошибка при подаче проектов на рассмотрение спонсорам, представляется что угодно, только не концепция и бюджет.

ПОДГОТОВКА

Набор и последовательность действий на данном этапе зависит от специфики мероприятия, временных, финансовых, организационных ресурсов и т.п.

Тем не менее, есть «скелет», «основа» алгоритма, который обеспечивает минимизацию ошибок.

1) общее планирование (план-тайминг)

Базовая подготовка (погружение)

3) разработка сценарного плана и логистика

Основная (специальная) подготовка

Непосредственная подготовка

1) общее планирование (план-тайминг)

Сроки на подготовку к мероприятию могут быть разными.

В зависимости от «сложности» мероприятия, процесс подготовки может составлять от нескольких месяцев до нескольких дней. Естественно, чем сложнее (многоуровнее, масштабнее, бюджетнее и т.п.) мероприятие, тем больше времени необходимо на подготовку к нему.

Условно, всем мероприятиям можно присвоить 3 уровня сложности:

1-й – самый легкий (это что-то несложное, часто повторяющееся, типа – еженедельный сбор актива организации)

2-й – средний;

3-й – высокий.

Лучше, если динамика (насыщенность) мероприятиями по месяцам будет распределена дифференцированно – мероприятие с высоким уровнем сложности (срок подготовки к которому – более месяца) может быть запланировано не чаще, чем 1 раз в 2 месяца. Легкие мероприятия можно проводить 4 раза в месяц. Средние – не более 2-х мероприятий в месяц (т.е., например, в месяц, когда есть сложное мероприятие, средних не 2, а 1).

Создается план-тайминг – 1-й главный документ организатора.

Берем последнюю дату, и от нее выстраиваем, что и когда нам нужно сделать, получить и т.п. Т.е. описываем все последующие действия на этапе подготовке события.