Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть убедительным, содержательным.
Структура объяснительной записки:
- кому адресована: должность, Ф.И.О;
- кем написана: Ф.И.О., должность;
- с какого времени работает в данной организации;
- вид нарушения;
- изложение причин, обстоятельств нарушения;
- дата нарушения.
ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА
Директору центра «Кадры»
Иванову Н. И.
преподавателя
Григорьева Г.И.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
о срыве занятий в группе секретарей-референтов
09.04.98 г. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.
В результате этого занятие пришлось отменить.
Преподаватель Г.И. Григорьев
Деловое письмо
Автор делового письма - лицо юридическое. Цель письма - информировать и убедить адресата. Деловое письмо, как правило, составляется по одному конкретному вопросу.
|
|
Структура делового письма:
1. Заголовок:
1) адрес отправителя (чаще всего есть на типографском бланке);
2) официальное обозначение адресата.
2. Обращение.
3. Основная часть:
1) повод для письма;
2) конкретные предложения, просьбы, рекомендации или ответная
реакция на предложения партнера.
4. Заключение:
1) выражение надежды на ответ, на положительное решение вопроса;
2) подпись с указанием должности.
Протокол
Решение, принятое коллективом, обретает законную силу после того, как оно официально зафиксировано в соответствующем документе. Таким документом является протокол совещания (заседания, собрания).
Структура протокола:
Протокол №_________ От______________ (дата) Заседания_______________ Председатель:____________ Секретарь:________________ Присутствовали:_______________ Повестка дня: 1. Тема рассматриваемого вопроса, форма предъявления информации (доклад на тему..., отчет о...). Фамилия, инициалы докладчика. 2. Дополнительные вопросы, выносимые на обсуждение (возможно: «Разное»). Слушали: Ф.И.О.______________ Текст выступления прилагается или записываются основные мысли выступающего. Выступили: 1. Ф.И.О.________ (замечания, одобрение, предложения по поводу выступления). 2.... Постановили: 1. Утвердить... 2. Установить сроки... 3.... Далее по каждому из следующих вопросов повестки дня соблюдается тот же принцип записи: слушали - постановили. Председатель подпись Секретарь подпись |
В постановляющей части важно точно формулировать каждый пункт, чтобы исключить возможность неоднозначного толкования.
Отчеты
Отчеты о своей деятельности помогут вам:
• понять, что получилось хорошо и почему;
|
|
• выделить те способы деятельности, которые были не такими эффективными, как вы надеялись. Это надо для того, чтобы вы могли избежать повторения ошибок в будущем;
• поразмыслить над результатами своей деятельности и найти способы, которые позволили бы подойти к ситуации иначе.
Отчеты наиболее эффективны, если вы:
• обращаетесь к своим первоначальным целям;
• даете детальные комментарии;
• описываете примеры предпринятых вами действий.
Отчеты имеют смысл в том случае, если вы:
• честно и критично оцениваете свою деятельность;
• получаете отзывы, касающиеся вашей деятельности, от других;
• реалистично смотрите на то, что может, а что не может быть достигнуто.