В конкретную номенклатуру дел включаются все документы, которые образуются в деятельности организации в текущем году (в номенклатуру дел не включаются печатные издания и техническая документация). В крупных организациях составляется сводная номенклатура дел, в которую включаются все дела структурных подразделений, общественных организаций и учреждения в целом.
Согласованная и утвержденная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения; второй — используется этой службой в качестве рабочего; третий — находится в ведомственном архиве; четвёртый — в государственном архиве, куда документы поступают на постоянное хранение.
Выписки соответствующих разделов номенклатуры дел используются в работе структурных подразделений.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.