Раздел «Календарь» позволяет:
– совмещать на одном экране календари нескольких ваших сотрудников;
– автоматически, с помощью специально настроенного пользовательского представления, отбирать все встречи сотрудника по какому-либо проекту, направлению, области деятельности, копировать их в Excel и анализировать количественно;
– видеть календари друг друга, автоматически планировать совещания.
Правила работы
1. Разделите задачи на гибкие, жесткие, бюджетируемые.
2. Используйте повторяющиеся встречи и многодневные события.
3. Вносите жесткие и бюджетируемые задачи в календарь, гибкие – в панель задач. Жесткие выделяйте синим цветом, бюджетируемые – зеленым.
4. Оставляйте не менее 40% времени в резерве.
5. Корректируйте планы в зависимости от обстоятельств.
Для работы вне офиса синхронизируйте календарь с мобильным телефоном или распечатайте его.
6. Используйте точно определенные ключевые слова для каждого проекта и направления.
Руководителю
Раздел «Задачи» позволяет:
|
|
– автоматически получать информацию о прогрессе в выполнении задач;
– видеть задачи сгруппированными по различным признакам: людям, проектам, направлениям, срокам, а также распечатывать эти списки задач к нужным событиям;
– автоматизировать отчетность по исполнению;
– анализировать все выполненные задачи.
Правила работы
1. Определите 5—7 ваших основных контекстов.
2. Сгруппируйте задачи в панели задач по контекстам с помощью категорий.
3. Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом.
4. Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю – «1-Неделя».
5. Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День».
6. Используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент.
7. Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа.
Руководителю
Раздел «Контакты» позволяет:
– создать в вашей команде четкое понимание того, кто чем занимается;
– создать базу контактов организаций, с которыми ассоциированы контакты важных для вас сотрудников этих организаций;
– при отсутствии специализированного CRM-решения – организовать его с помощью общих папок контактов на Microsoft Exchange Server, с доступом к ним из Outlook, а также интегрировать с системой бухгалтерского и товарного учета в 1С.