Задание 1

Содержание

Введение
1. Основная часть
1.1. Задание 1
1.2. Задание 2
1.3. Задание 3
Заключение
Список использованной литературы

Введение

Грамотное и своевременное оформление документов высоко ценится в деловой практике. Вне зависимости от ведения делопроизводства традиционным способом либо с использованием персонального компьютера оформление документов осуществляется по установленным правилам.

Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в офисе организации.

Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.

Предмет исследования: характеристика компьютерного делопроизводства. Объект работы – система делопроизводства в организации. Цель работы – рассмотреть компьютерное делопроизводство. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучить необходимость автоматизации делопроизводства;

- рассмотреть основы организации компьютерного делопроизводства;

- проанализировать основы электронного документооборота.

Основная часть

Задание 1

Создать Шаблон письма (Основной документ), который должен содержать следующий неизменный текст:

Уважаем...

Приглашаем Вас на встречу, посвященную... которая состоится... мая 20... в... часов в....

Организатор...

Вместо... в текст вставляются имена полей слияния. Создать письма на основе Шаблона, использовав Источник данных.

Для создания нового документа выбираем команду Файл, Создать. В открывшемся поле выбираем «Мои шаблоны» и создаем новый шаблон.

Сохраняем шаблон под именем Шаблон бланка для письма. Устанавливаем параметры: размер бумаги А4 210х297 мм, размер полей (мм): 20 - левое; 10 - правое; 15 - верхнее; 20 – нижнее. 5. Для оформления реквизитов устанавливаем: параметры шрифта Times New Roman Cyr, размер – 12, параметры абзаца: выравнивание по левому краю, без отступов, без красной строки, междустрочный интервал – одинарный.

В соответствии с ГОСТ оформляем реквизиты: Эмблема организации, Наименование организации, Справочные данные об организации, Дата, Регистрационный номер документа, Ссылка на регистрационный номер документа и Подпись (см. Приложение 1).

Для создания Письма жмем Файл, Открыть, находим Шаблон письма. Выбираем графу Рассылки, Начать слияние, Пошаговый мастер слияния, идем по списку. В графе Выбор получателей жмем Создание списка. В Новом списке адресов жмем Настройка столбцов и вводим наименования в графы: Обращение, Мероприятие, Число, Год, Время, Место, Организатор. Затем в графы вставляем собственные данные в пяти вариантах. Сохраняем под именем Источник данных. На 4 этапе – Создание письма вставляем исходный текст и на местах, где стоит многоточие, через графу Другие элементы выбираем нужные нам и вставляем по порядку.

На 5 этапе выбираем получателя, переключая кнопки со стрелками. Письмо автоматически вставляет то, что прописано в источнике данных (Приложение 2-6). На 6 этапе, Завершение слияния, печатаем документ или редактируем письмо.

Уважаем«Обращение» «Имя»!

Приглашаем Вас на встречу, посвященную «Мероприятие», которая состоится «Число» мая 20«Год» в «Время» часов в «Место».

Директор Мусина Э.Г.

Организатор «Организатор»