Продумайте сценарий подписания, список приглашаемых (кол леги, представители госструктур, посольств,VIP, пресса, etc).
Сообщите приглашаемым о дате и времени заранее по телефону или лучше пошлите приглашение по факсу, а за день еще раз пре дупредите наиболее интересных и важных для вас лиц.
Подготовьте помещение (в офисе, гостинице вместе с персона лом), позаботьтесь о продолговатом столе с двумя стульями для подписания (с ручками и папками для документов), подиуме для краткой речи, небольшом транспаранте с названиями фирмы и пр., цветах, табличках с именами подписывающих, а также тех нических средствах радиофикации. Размер помещения должен соответствовать количеству приглашенных.
Отработайте меню небольшого угощения (чай, кофе, шам панское или белое вино, мини-сэндвичи, пирожные, фрукты — в зависимости от сезона и места пребывания, а также времени проведения мероприятия).
Подготовьте заранее пресс-релиз (на русском и английском языках) в достаточном количестве.
На церемонии подписания используется, как правило, после довательный перевод.
|
|
Примерный сценарий.
11.00.—11.10. Прибытие гостей.
11.10.—11.20. Обмен краткими речами.
11.20. Подписание (фотографирование).
11.25.—12.00. Подача шампанского (в обнос), угощение, общий разговор, интервью для прессы, ТВ, отъезд гостей.
Форма одежды — деловой костюм.
Стиль мероприятия — организованно, деловито и одновременно элегантно, а в плане еды и напитков можно ориентироваться на облегченный вариант "coup de champagne".
— Как правильно рассадить гостей? Какие существуют рекомендации?
На приеме с рассадкой необходимо соблюдать старшинство, слу жебное или общественное положение гостей: места за столом делятся на более почетные и менее почетные.
Первым считается место справа от хозяйки дома. Вторым — справа от хозяина дома. Чем ближе место к этим лицам, тем оно более почетно. В отсутствие женщин первым считается место справа от хозяина дома, вторым — слева от него.
При рассадке придерживаются принципа: женщину не сажать рядом с женщиной и у концов стола, если у его торца не сидит мужчина, мужа — с женой.
Первыми по правую руку и по левую руку от хозяина сажают женщин, от хозяйки — мужчин. Затем места чередуются: рядом с женщиной сажают мужчину и наоборот.
Приход на приемы с рассадкой — в указанное время.
— Когда можно прийти на с протокольное мероприятие и уй ти с него?
На приемы, проводимые без рассадки за столом, в приглашени ях на которые указывается время начала и конца приема (18.00 — 20.00 и т.д.), можно прийти (и уйти) в любой час в пределах указанного времени. При уходе главного гостя другие гости расхо дятся постепенно, не все сразу.