Учет запасов на складе и бухгалтерии: метод количественно-суммового учета, сальдовый метод и метод материальных отчетов

Важным условием правильной организации учета запасов служит хорошее состояние складского хозяйства. Помещение склада должно быть изолиро­вано, оборудовано сигнализацией, необходимым количеством стеллажей, ячеек, поддонов, средствами механизации и весоизмерительными приборами. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материалов должны сохраняться в определенном месте, к каждому месту хранения прикреплен ярлык.

Приказом руководителя устанавлив­ается список материально ответственных лиц, работающих на складе. С ни­ми заключаются договоры о материальной ответственности. Учет запасов на складе ведется непосредственно этими лицами. Согласно теории и практике бухгалтерского учета, складской учет материальных ценностей может быть ор­ганизован одним из трех методов: методом количественно-суммового учета, сальдовым (оперативно-бухгалтерским) и методом материальных отчетов.

1. Метод количественно - суммового учета. Он применяется в основном на малых компаниях с небольшой номенклатурой запасов. При этом открываются на складах и в бухгалтерии карточки количественно-суммового учета на каждый номенклатурный номер материальных ценностей. Данные каждого доку­мента по движению материалов записывают в карточку. В конце месяца кар­точки подытоживаются и переносятся в годовую сортовую, оборотную ведо­мость. При этом методе ведется дублирующий учет. Он очень трудоемок и увеличивает количество счетных записей в аналитическом учете. [5, стр 218]

2. Сальдовый (оперативно-бухгалтерский) метод. Учет материальных ценностей ведется заведующим складом. На 1 января в бухгалтерии открываются карточки учета запасов на каждый номенклатурный номер. В карточку вносится остаток на 1 января в количественном выражении. Кар­точки по реестру передаются заведующему складом, который выписывает при­ходные документы на поступившие материальные ценности и производит их отпуск согласно расходным документам. При этом он производит разноску прихода и расхода в карточках в натуральном выражении, выводя остаток по­сле каждой записанной операции. В таком порядке ведется ежедневный учет материальных ценностей на складе. Ведение карточек складского учета кон­тролируется бухгалтерией. Работники бухгалтерии обязаны систематически, не реже одного раза в неделю (декаду) осуществлять непосредственно на складах в присутствии завскладом проверку своевременного и правильного оформления первичных документов по складским операциям и записям в карточках. Провер­ку записи операций и выведенных остатков работник бухгалтерии подтвер­ждает своей подписью. Проверки сочетаются со сдачей заведующим складом в бухгалтерию первичных расходных и приходных документов.

Данные сдаваемых документов заносятся в реестр приемки-сдачи доку­ментов, в котором указываются номера и их количество. Реестр составляется в одном экземпляре с приложением документов. Если склады находятся далеко от офиса, то контроль за правильностью заполнения карточек может осуществляться центральной бухгалтерией. В этом случае заведующий складом обязан предоставлять в бухгалтерию в установленный срок в 2-х экземплярах ведо­мость остатков материалов на конец месяца. Ведомость составляется в количе­ственном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчётн­ом месяце. Ведомость подписывается начальником цеха (участка) и после проверки правильности оформления документа один экземпляр с замечаниями возвращается на склад. На складах с небольшой номенклатурой материалов до­пускается вместо карточек ведение учета в книгах сортового учета. В конце месяц­а на склад из бухгалтерии сдаётся ведомость учета остатка запасов на складе формы З-7, в которую заведующий складом переносит остатки из карточек учета мате­риалов. После этого книгу возвращают в бухгалтерию для таксировки и под­счета итогов по учетным группам материальных ценностей в целом по книге.

При этом методе:

- бухгалтерский учет основывается на оперативном учете и органически связан с ним;

- появляется возможность оперативной сверки учета на складе и в бух­галтерии, а значит, и устранение допущенных ошибок в отчетном месяце;

- применение учетных цен ликвидирует трудоемкую работу по ежемесяч­ному определению сводной стоимости запасов;

- обеспечивается своевременное получение сведений об остатках на складе.

Это облегчает проведение инвентаризации и усиливает оперативные функции учета, расширяет возможность применения компьютерной техники по обработке документации и составлению учетных регистров. Исключается отставание аналитического учета запасов от синтетического. Для сальдового метода ­характерно следующее:

- количественный учет запасов ведут не только на складе;

- в бухгалтерии запасы учитывают в суммовом выражении по местам хранения и каждому счету или группе запасов.

3. Метод материальных отчетов. Заведующий складом ежемесячно со­ставляет материальный отчет формы M-19A по всей номенклатуре материалов, числящихся по складу участков. В отчете по счетам подраздела 1310 "Сырье и материалы" приводится остаток на начало месяца, приход, расход и остаток на конец месяца. Из материального отчета за предыдущий месяц переносятся остатки на начало отчетного месяца, затем на основании предварительно сгруппиро­ванных данных первичных документов о поступлении и расходе материальн­о-ответственного лица заполняют приход по источникам поступления, а расход - по направлениям использования материалов.

Остаток материалов на конец месяца определяется расчетным путем. Материальный отчет (с приложенными первичными документами) подписывается составителем и не позднее 3-го числа следующего за отчетным месяца (или в другой день согласно графика) представляется в бухгалтерию, где проверяется правильность его составления, сверяется и сопоставляется количество оприхо­дованных, переданных и израсходованных материалов с имеющимися в бухгалтерии данными о поступлении материалов, внутреннем перемещении и расходе.

Учет материальных ценностей ведется заведующим складом. На 01.01. в бухгалтерии открываются карточки учета запасов на каждый номенклатурный номер.

При этом методе учета бухгалтерия организации открывает и выдает подписку в журнале регистрации кладовщику карточки складского учета. В них характеризуется материал., отражается движение и остаток, а также показывается норма запаса, необходимая для контроля за состоянием складских запасов и Записи в карточки, производятся на основании оформленных в установленном ­порядке документов по приходу и расходу материальных ценностей, как правило, в день совершения операции только в натуральном выражении.

После каждой записи выводится новый остаток. Исключения допускают­ся лишь в отношении накопительных документов, например, заправочные ве­домости. Записи операций, по которым производятся по мере их закрытия, но позднее 1 числа следующего за отчетным месяцем. Карточки хранятся на складе в специальных ящиках, они располагаются по группам товарно­ - материальных запасов. Хранение карточек в разрезе групп облегчает их поиск и ускоряет разноску данных приходно-расходных документов.

Все первичные документы по приходу и расходу один раз в неделю, а за­правочные ведомости по окончании месяца кладовщик сдает в бухгалтерию.

Схема организации комбинированного метода аналитического учета приведена на рисунке 5.

Складской учёт Бухгалтерский учёт

	Ведомость учёта остатков запасов на складе
		Оборотная ведомость по складу

Рисунок 5. Организация взаимосвязи складского и бухгалтерского учета

По окончании месяца кладовщик переносит остатки товарно­- материальных запасов в "Ведомость учета остатков материалов на складе" по данным карточек складского учета в разрезе групп материалов. Все данные только в натуральном выражении.

В "Оборотной ведомости по складу" указываются остатки товарно­-материальных запасов на конец и начало месяца, а также обороты по приходу и расходу в денежном и натуральном выражении. Один экземпляр передается не­посредственно на склад, где происходит сверка остатков запасов в натуральном выражении по данным бухгалтерского учета и "Ведомостью учета остатков материалов на складе", которая составляется по данным складского учета, а также выявляются отклонения между этими данными, т.е. происходит постоянный контроль за складским учетом.

Для переноса итоговых записей в регистры систематического учета и не­посредственно в Главную книгу применяется ведомость "Движение материалов в денежном выражении", в ней указывается расход товарно-материальных запасо­в по направлениям затрат, на сторону с указанием материалов из различ­ных источников, внутреннее перемещение только в денежном выражении и с указанием субсчетов.

Если остаток материальных запасов на складе выше или ниже установ­ленной нормы запаса, то заведующий складом обязан сообщить отделу снабже­ния. Для этих целей применяется Сигнальная справка об отклонениях фактиче­ского остатка запасов от установленных норм запаса. Она применяется для контроля за отклонением фактического остатка запасов от установленных норм запаса и для контроля их остатков, находящихся без движения. Справка составляетс­я в одном экземпляре, заведующем складом (кладовщиком) на основании данных Карточек учета материалов. Критерии для включения данных в справку устанавливает отдел материально-технического снабжения.

Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода остатков в карточках. О свер­ке бухгалтер расписывается в специальной графе карточки. Приемку докумен­тов, оформляющих движение материальных запасов, бухгалтер производит на складе путем составления "Реестра приемки-передачи документов" в одном эк­земпляре.

О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответст­венных лиц, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инст­руктаже работник бухгалтерии должен информировать главного бухгалтера.

Увязка учета ценностей на складе и в бухгалтерии достигается ведением и (ведомости) остатков материалов, которая открывается на год, отдельно каждому складу.

По окончании каждого, месяца заведующий складом (кладовщик) переносит в эту книгу (ведомость) количественные остатки материалов по данным карточек складского учета и скрепляет записи своей подписью. В бухгалтерии количественные остатки таксируются и подсчитываются. Месячные итоги, вы­веденные по книге (ведомости) остатков, должны быть сверены с показателями групповых оборотных ведомостей, которые составляет бухгалтерия по данным накопительных ведомостей. Показатели групповых оборотных ведомостей, в свою очередь, должны быть сверены с записями в регистрах синтетического учёта. Обнаруженные при сверке ошибки и расхождения должны быть исправлены.

Для того чтобы упростить поиск и облегчить исправление ошибок, целе­сообразно первичные документы по движению материалов после их обработки хранить в картотеке по номенклатурным номерам и по складам.

Со склада в бухгалтерию поступают все приходные и расходные доку­менты. После всесторонней их проверки, прежде всего, производят оценку принятых и отпущенных материалов по учетной цене (таксировка документов). Протаксированные документы подвергают раздельной группировке в трех направлениях:

1) по складам и материально ответственным лицам;

2) по группам или видам материалов:

- по поставщикам и другим источникам поступления;

- по объектам калькуляции и объектам других затрат.

Группировка приходных документов по поставщикам в бухгалтерии со­вмещается с учетом приобретения материалов и расчетов с поставщиками в журнале-ордере № 6 или в заменяющих его компьютерных распечатках. Материалы приходуют по сложившейся себестоимости заготовления.

Рассмотрим корреспонденцию счетов по учету движения производственно­-материальных запасов.

1. Поступили и оприходованы на склады материальные запасы по покупной стоимости без НДС:

- Д- т счета 1310- «Сырье и материалы»;

1311 - «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия»;

1312 - «Тара и тарные материалы»;

1313 - «Топливо»;

1330 - «Товары»;

1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 3310 - «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам».

2. Поступление материалов от поставщиков без счетов - фактур (неотфак­турованная поставка) по учетным ценам:

- Д- т счета 1310 - «Сырье и материалы»;

1330 - «Товары»;

1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 3310 - «Краткосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам».

3. Приобретены материальные запасы за счет подотчетных сумм по стоимо­сти без НДС:

- Д - т счета 1310 - «Сырье и материалы»; 1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 3390 - «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность».

4. Оприходованы материалы, полученные от ликвидации основных средств:

- Д - т счета 1310 - «Сырье и материалы»; 1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 6210 - «Доходы от выбытия активов».

5. Оприходованы материальные ценности, поступившие безвозмездно:

- Д - т счета 1310 - «Сырье и материалы»; 1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 6220 - «Доходы от безвозмездно полученных активов».

6. Оприходование прочих материальных ценностей собственного производ­ства, предназначенных для внутреннего потребления:

- Д - т счета 1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 8310 - «Вспомогательное производство».

7. Передача материальных ценностей одним материально - ответственным лицом другому:

- Д - т счета 1310 - «Сырье и материалы»; 1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 1310 - «Сырье и материалы»; счета 1350 - «Прочие запасы»;

8. Поступление отходов производства по ценам возможного использования:

- Д - т счета 1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 8110 - «Основное производство».

9. Поступление материальных ценностей в счет вклада в уставный капитал:

- Д - т счета 1310 - «Сырье и материалы»; 1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 5110- «Неоплаченный капитал».

10. Оприходование излишков материальных ценностей, обнаруженных при инвентаризации:

Д - т счета 1310- «Сырье и материалы»; 1350 - «Прочие запасы»;

К - т счета 6280 - «Прочие доходы».

11. Уценка материалов до чистой стоимости реализации:

- Д - т счета 1360 - «Резерв по списанию запасов»;

- К - т счета 1310 - «Сырье и материалы»; 1350 - «Прочие запасы».

12. Дооценка материалов до чистой стоимости реализации:

- Д - т счета 1310 - «Сырье и материалы»; 1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 6240 - «Доходы от восстановления убытка от обесценения».

13. Оприходование сырья, оплаченного через кассу:

- Д - т счета 1310 - «Сырье и материалы»;

1311 - «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия»;

1312 - «Тара и тарные материалы»;

1313 - «Топливо»

1350 - «Прочие запасы»;

- К - т счета 1010 - «Денежные средства в кассе».

14. Списание материалов, израсходованных (на основное производство):

- Д - т счета 8110 - «Основное производство»;

- К - т счета 1310 - «Сырье и материалы»;

1340 - «Незавершенное производство»;

1350 - «Прочие запасы».

15. Списание себестоимости реализованных материалов и прочих запасов:

- Д - т счета 7410 - «Расходы по выбытию активов»;

- К - т счета 1310 - «Сырье и материалы»; 1350 - «Прочие запасы». [4; 5 стр. 215]

По каждому счету организация при разработке учетной политики может предусмотреть необходимое количество субсчетов и аналитических счетов в разрезе групп и подгрупп по учету материалов.