Сегодня эта система, появившаяся в начале ХХ века, уступает место компьютерным системам регистрации.
В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных.
|
Количество заполняемых полей регистрационной карточки может варьироваться в зависимости от типа регистрируемых документов. Для осуществления в дальнейшем поиска документов целесообразно внести в базу данных как можно больше сведений о документе и организации - авторе документа. При этом одновременно с базой данных о документах создается база данных о предприятиях.
В большинстве компьютерных программ регистрации для ввода данных используется аналог регистрационной карточки, включающий такие основные сведения:
|
Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:
количество листов в документе | |||||
название структурного подразделения | |||||
количество листов приложений | |||||
вид документа (приказ, акт, договор и т.п.) | |||||
Заполнение регистрационных карточек | |||||
При регистрации документы делятся на несколько категорий, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
входящие документы | |||
исходящие документы | |||
внутренние документы | |||
контракты коммерческие | |||
документы, имеющие гриф ограничения доступа |