Автоматизация контроля исполнения документов

В автоматизированной системе регистрации документ ставится на контроль автоматически при при заполнении поля "Срок исполнения". Одновременно на документе на уровне заголовка может ставиться отметка о контроле - штамп в виде буквы "К" или слова "Контроль" или же буква "К" нанесенная от руки ярким фломастером.

В автоматизированных системах на учетной карточке для буквы "К" выделяется специальное поле.

При ведении текущего контроля ответственное лицо ежедневно распечатывает список документов, срок исполнения истекает сегодня. В автоматизированной системе как правило предусмотрена возможность автоматического напоминания исполнителю о приближающемся сроке исполнения документа.

Такая система легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и любым другим введенным в компьютер параметрам. Как правило, при настройке системы регистрации задается перечень типовых отчетов, автоматически создаваемых компьютером в ходе работы. Например:

	отчет об отправленных документах (количество и список документов)
	отчет о входящих документах (количество и список документов)
	отчет о документах, находящихся в стадии исполнения (количество и список документов)
	отчет об выполненных документах (по исполнителям, в виде общего списка или общего количества)
	отчет о движении документов (учет передачи документа от исполнителя к исполнителю)
	отчет о неисполненных входящих документах
	отчет о неисполненных исходящих документах
	отчет о выполнении внутренних документов

Для получения отчета достаточно выбрать тип отчета и интервал времени, за который этот отчет желательно получить. После вывода отчета на экран он может быть распечатан и представлен руководителю.
Форма отчетов, их количество и вид зависят от конкретной автоматизированной системы регистрации.