Тема 4. Организация и условия труда работников служб документации

Роль секретаря в организации информационного и документационного обеспечения управления. Место секретаря в структуре управления, предъявляемые к нему требования, обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря.

Организация рабочего места секретаря. Работа секретаря в приемной. Прием посетителей. Ведение деловой беседы. Защита информации во время приема. Ведение телефонных переговоров. Подготовка и обслуживание совещаний. Планирование рабочего времени. Подготовка командировок руководителя,

Офис в системе управления. Организация офисной деятельности. Офисная деятельность как особый вид управленческой деятельности. Условия труда в офисе: тепловой комфорт, освещенность, шум, чистота воздуха, цветовое оформление служебного помещения, режим труда и отдыха.

Литература: [5], [6], [7], [8], [9].

Форма контроля – работа с ситуациями, выполнение практического задания.

Тема 5. Роль информационных технологий и организационной техники в документационном обеспечении управления

Средства организационной техники в офисе. Классификация организационной техники. Экономическая эффективность применения оргтехники. Критерии выбора оргтехники. Анализ рынка оргтехники.

Канцелярские товары и расходные материалы для оргтехники. Бумага как один из видов канцелярских товаров. Основные свойства бумаги и требования к ней. Классификация бумаги. Критерии отбора офисной бумаги.

Автоматизация делопроизводства (автоматизированные системы документационного обеспечения управления). Способы автоматизации делопроизводства: разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства; инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства; настройка инструментальных средств автоматизации делопроизводства. Инструментальные средства автоматизации делопроизводства: средства создания документов; системы управления базами данных; система обеспечения групповой работы; системы управления документами; системы электронной почты; системы управления деловыми процессами.

Применение современных офисных программ для составления, оформления, хранения документов. Использование шаблонов и мастеров для оформления документов. Операции с общими шаблонами и шаблонами документов. Создание собственных шаблонов документов.

Литература: [3], [5], [6], [7], [8], [10].

Форма контроля – выполнение практического задания.

Контрольные вопросы и практические задания для самопроверки