Правила оформления организационно-распорядительных документов

Распорядительные документы – приказ, распоряжение, решение, указание. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации и действующий на основе единоналичия для решения осн. задач. Группы приказов: 1.по основной деятельности, 2.по личностному составу. 3.по административно-хоз. составу. Оформляется на бланке организации и на чистом листе. Приказ вкл. реквизиты: наименование, код, заголовок текста, текст, визы… Текст состоит из 2 частей: распорядительная и констатирующая. Распорядительная начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ и без ковычек, далее пункты распоряжения (исполнитель, регламентируемое действие, срок исполнения, последний пункт “Контроль за исполнением приказа возложить на …”), подпись приказа, виза “с приказом ознакомлены …”.

Указание – управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов. Указание строится по 2 частям, как и приказ, только со слов “обязываю” или “предлагаю”. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем для решения вопросов осн. деятельности. Основано на единоличном исполнении, начинается со слов “располагаю” и “предлагаю”. Решение – догумент голлегиального органа управления (совета директоров …). Включает: причины этого решения, дата, состав, ссылка на другие документы. Распорядительная часть начинается со слов ”коллегия решила”, “совет решил”; подписывается председателем, секретарём; визы “с решением ознакомлены”.

Организационные документы: устав, положение, долж. инстр…. Устав – свод правил регистрирующих деятельность организации, обязанности в хозяйственной и государственной деятельности. Утверждается вышестоящей организацией. Гриф утверждения: “Утверждаю” либо другим распорядительным документом. “утверждено приказом…”, дата. Реквизиты устава: гриф утверждения в правом, левом углу. Разделы устава: 1.общие положения (цели и задачи, создаваемые организацией); 2.организационная структура; 3.регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц). 4. финансово-материальная база. 5.Отчётно-ревизионная деятельность. 6.Порядок ликвидации организации.

Положение – правовой акт устанавливающий основные правила деятельности организации, структуры отдела. Типовые и индивидуальные. Типовые для систем организаций. Должностная инструкция – это документ, издаваемый органом управления и утверждаемый руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности должностных лиц. Бывают типовые. Разделы текста ДИ: общее положение, должностные обязанности, права, ответственности, взаимоотношения. Текст пишется от 3-его лица или в безличной форме. Утверждается руководителем, их приказами.

1.Понятие документа, классификация, функции.

2.Оформление реквизитов.

3.Распорядительные и организационные документы.

Штатное расписание – этот документ определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом его организации.

Договор – это документально оформленное соглашение 2х или более сторон об установлении определенных отношений между ними, фиксир права, обязанности и ответственность договаривающихся сторон. Выделяют 3 группы реквизитов: 1. Реквизиты углового штампа (место составления, дата, участники, предмет договора); 2. Текст договора (предмет, права и обязанности, сроки и порядок поставки товара, форсмажорн обстоятельства, сумма договора, срок действия); 3. Юридические адреса сторон, подписи, печати. Информационные справочные документы: Протокол – док-нт, в котором фиксируется хоз обсуждения, вопросы и принятые решения на собраниях, совещаниях. Протокол состоит из 2 частей: вводная часть и основная часть (повестка дня, присутствующие, шапка). Слушатели выступили, постановили (схема по каждому вопросу), ФИО, тема доклада, выступление с основным докладом, все выступление. Протокол подписывается председателем и секретарем. Акт – док-т, составленный группой лиц, подтверждающих установление или факты. Акты могут быт: инвентаризации, несчастного случая, передачи мат ценностей. Основание для акта – распорядительный документ вышестоящего органа (приказ). Акт обычно утверждается главой организации. Подписывают акт все лица, принимавшие участие в его составлении. Текст состоит из 2х частей: 1. Вводная (основание для акта, лица составляющие этот акт). 2. Констатирующая (краткое описание проделанной работы, фиксируются установленные факты). Вводная часть: утверждаю – ген директор – подпись – дата; заголовок к тексту; основание: приказ; составлен комиссией; присутствовали. Констатирующая: суть вопроса; приняты; сколько экземпляров составлено; кому отправлены; подписи (дела сдал, дела принял…). Докладная записка – док-т информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами составителя. Объяснительная записка – док-т, объясняющий вышестоящему руководителю о невыполнении какого-либо поручения. Служебная записка – док-т внутренней деловой переписки между отделами, не находящихся в прямом подчинении. Появляется реквизит – адресат (справа). Справка – это док-т, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. 2 вида: 1. С информацией о фактах или событиях служебного характера; 2. Справки для удостоверения того или иного факта. Телеграмма – это официальное сообщение, переданное по телефону. Документация по личному составу. Функция кадровой службы – фиксирование трудовых правоотношений. В состав кадровой документации входят первичные учетные документы, распорядительные, личные дела, док-ты по соц обеспечению. Документы по приему на работу: резюме, заявление, анкета (личный листок по учету кадров), трудовой договор, приказ о приеме на работу (вкл: запись в труд книжке, оформление личной карточки и личного дела, лицевой счет в бухгалт). Резюме, заявление – адресат справа. Документы при увольнении сотрудников: заявление, приказ (издается в отделе кадров), запись в трудовой книжке, запись в личной карточке и в личном деле, которое сдается в архив 175 лет хранятся в архиве, закрытие лицевого счета.