Компоненты системы электронного документооборота и их функции

Система электронного документооборота в компании должна содержать следующие элементы:

• модуль электронного делопроизводства (регистрация входящих/исходящих документов);
• модуль электронного архива со средствами поиска документов и комплектом шаблонов документов;
• модуль WorkFlow - электронное движение и согласование документов;
• модуль сквозного контроля исполнения поручений;
• модуль информационно-защищенного обмена документами между юридическими лицами и/или удаленными филиалами;
• модуль генерации отчетов о движении документов;
• модуль коллективной работы с документами.

Если же система электронного документооборота также применяется для автоматизации процессов управления, то добавляются:

• модуль на основе WorkFlow для планирования, управления и мониторинга за ходом процессов;
• модуль развернутой аналитики и план/фактного выполнения процессов.

Система автоматизации документооборота складывается из нескольких подсистем. Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой. Разделение системы документооборота на подсистемы, предпринимаемое нами, носит несколько “академический” характер. В реальной практике программные продукты достаточно условно можно отнести к той или иной группе в нашей классификации. Как правило, системы реализуют лишь часть функций, описанных ниже, при этом продукт одного класса может включать в себя часть функций систем другого класса.

Можно выделить следующие подсистемы автоматизации документооборота:

· подсистема автоматизации делопроизводства;

· архивы документов;

· подсистема ввода документов и обработки образов документов;

· подсистема управления стоимостью хранения документов;

· подсистема маршрутизации документов;

· подсистема комплексной автоматизации бизнес-процессов.