Оформление электронного письма

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле (по возможности электронные деловые письма надо отправлять на фирменных бланках-шаблонах, содержащих логотип организации, ее адрес и телефоны)

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения. Если вы пересылаете документы в виде вложенных файлов, не стоит оставлять пустое место в «теле» письма. Любые высылающиеся по электронной почте файлы необходимо сопровождать приветствием и комментарием.

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

При оформлении электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнено поле:

«Тема» («Subject»).

Обязательно заполните поле»Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

Есть определенные требования и к адресу отправителя. Так, для деловой переписки не стоит заводить почтовые ящики на бесплатных серверах, да еще с сомнительными названиями вроде kiska@mail.ru. Специалисты рекомендуют более осмысленно подходить к выбору своего «ника». В частности, адрес должен быть понятным, чтобы его при необходимости можно было легко записать.

Размер электронного письма

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Ответ на электронное сообщение

При ответе на письмо в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме.

Если это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Смайлики (Smileys)

В деловых письмах не принято использовать смайлики. В противном случае, вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.