Вопрос 1. Предмет - делопроизводство
/. Понятие делопроизводства
Документирование
Организация работы с документами
1. Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
В основе управленческой деятельности любой организации (от министерства до небольшого предприятия) лежат процессы получения информации, ее обработки, принятия решения, доведения его до сведения исполнителей, исполнения и подведения итогов.
Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).
Делопроизводство рассматривается как одна из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающая выполнение ее функциональных задач, т. к. работники сферы управления затрачивают на работу с документами в среднем 60% рабочего времени.
От организации делопроизводства зависят:
• эффективность управления;
|
|
• экономичность;
• оперативность;
• культура труда работников управления.
Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение и т. п.)
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
• документирования;
• организации работы с документами.
2. Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.
3. Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:
|
|
• общеизвестных принципов обработки документов;
• приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
• используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
• сложившихся национальных традиций работы с документами;
• установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
• квалификации работников делопроизводственной службы предприятия.
Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.
В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.