/. Цель и содержание контроля исполнения документов
2. Сроки исполнения документов
3. Порядок проведения контроля исполнения документов
1. Цель контроля — обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.
Содержание контроля исполнения:
• занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;
• установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;
• извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;
• фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
• информирование руководства о результатах контроля;
• снятие документов с контроля по указанию руководителя;
• подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.
Контроль осуществляют:
• руководители;
• заместители руководителя;
• специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
|
|
• работники службы делопроизводства;
• секретари-референты.
2. Сроки исполнения документов делятся:
• на типовые;
• индивидуальные.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа. Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.
Изменение сроков исполнения проводится:
• типовых — введением нового нормативного акта;
• индивидуальных — руководителем, поставившим документ на контроль.
Сроки исполнения считаются:
• для входящих документов — с даты поступления;
• для. внутренних и исходящих — с даты подписания или утверждения.
Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: "...исполнить до 01.09.2003" или "...исполнить к 01.09.2003".
3. Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:
• журналы регистрации;
• персональный компьютер;
• органайзер (планировщик).
Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе "Примечание".
Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).
|
|
В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номеру документов для проведения по ним контрольных операций» ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходим мости передавать их на компьютер исполнителя.
Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе И результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.).
Карточка "Задачи" из Outlook, используемая для контроля исполнения документов
Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме.
При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными Датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствуют дни проводит контрольные операции.