Правила формирования и оформления дел

Формирование дел - это группировка док-тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Формирование дел состоит из следующих операций: распределение док-тов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение док-тов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.

Дела формируют уполномоченные на это сотрудники в каждом структурном подразделении. Контролирует формирование дел служба делопроизводства.

Периодом формирования дел служит календарный год, но есть дела, кот. ведутся на протяжении нескольких лет (дела, в кот. содержатся док-ты по вопросам, не решенным в пределах года, а также личные дела сотрудников).

В конце календарного года заводят столько папок, сколько дел числится в структурном подразделении по номенклатуре дел. На обложки папок из номенклатуры переносятся заголовки дел и индексы. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Для упорядоченного и четкого оформления дел существуют следующие правила:

ü Подшивать в дела только те док-ты, кот. предусмотрены номенклатурой;

ü подшивать док-ты в дела только после их исполнения;

ü подшивать док-ты в дела в день их исполнения;

ü подшивать док-ты в дела только в одном экз.

ü в деле должно быть не более 250 листов. Оформление дел при сдаче в архив

Пока дело находится в оперативном хранении в службе делопроизводства, оно оформлено лишь частично (обложка, подшивка). Перед сдачей на архивное хранение дело нужно оформить окончательно: составить внутреннюю опись; составить заверительную надпись; подшить дело; пронумеровать листы дела; оформить обложку.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению (не нумеруются листы в делах, не подшивается лист-заверитель дела и не помещают дело в жесткий переплет).

Внутренняя опись - это оглавление, перечень материалов, помещенных в дело. Она содержит информацию о заголовках документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ.

Заверительная надпись учитывает кол-во листов в деле и фиксирует особенности их нумерации. Все изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе-заверителе дела, кот. располагается в конце каждого дела. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Подшивка в папку скоросшиватель или переплет в жесткую обложку обеспечивает сохранность документов, включенных в дело.

Нумерация листов необходима для того, чтобы обеспечить сохранность документов дела и закрепить порядок их расположения.