Составление номенклатуры дел

6.1.1. Правильная организация документов в делопроизводстве обеспечивается составлением номенклатуры дел и формированием документов в дела.

6.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях администрации городского округа с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

6.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями и штатным расписанием администрации городского округа, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

6.1.4. В администрации городского округа составляются номенклатуры дел структурных подразделений администрации городского округа и сводная номенклатура дел администрации городского округа.

Вновь образованное структурное подразделение администрации городского округа обязано формировать в дела документы по номинальному признаку (по видам документов) в соответствии со сроками хранения.

6.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения администрации городского округа составляется ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов подразделения.

Номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения.

Ответственность за составление номенклатуры дел в структурных подразделениях администрации городского округа возлагается на их руководителей.

6.1.6. Сводная номенклатура дел администрации городского округа составляется специалистами управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества на основе номенклатур дел структурных подразделений.

6.1.7. Сводная номенклатура дел администрации городского округа на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, подписывается руководителем управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, исполнителем, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) администрации городского округа, экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) департамента культуры и архивного дела Воронежской области и утверждается заместителем главы администрации – руководителем аппарата. Согласованная с ЭПК департамента культуры и архивного дела Воронежской области номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующая календарного года.

Выписки из сводной номенклатуры дел направляются в структурные подразделения администрации городского округа.

6.1.8. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функции и структуры администрации городского округа разрабатывается новая номенклатура дел.

6.1.9 Разделы сводной номенклатуры дел администрации городского округа расположены в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием администрации городского округа.

6.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений администрации городского округа.

6.1.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации городского округа цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов. В начале располагаются заголовки дел, содержащие правовые акты, после них документы о деятельности коллегиальных органов, положения и должностные регламенты, плановые и отчетные документы, переписка, контрольные карточки или другие учетные документы.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»).

В заголовках дел, содержащих нормативную правовую, организационно-распорядительную деятельность, указывается вид документа и автор.

Например:

«Постановления администрации городского округа город Воронеж за 2010 год», «Приказы руководителя юридического управления по основной деятельности за 2010 год».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например:

«Документы (планы, отчеты, информация) о проведении семинаров по охране труда».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с архивными учреждениями по вопросам сохранности документов».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому или ведомственному перечням документов с указанием сроков хранения и года издания перечня.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: переходящие с 2012 г.), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение.

Если в течение года в структурных подразделениях администрации городского округа возникают новые документированные участки работы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Форма номенклатуры дел структурного подразделения администрации городского округа (приложение № 20), форма сводной номенклатуры дел администрации городского округа (приложение № 21).