Подготовка и передача документов в архив администрации городского округа

7.3.1. В архив передаются полностью оформленные дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу.

7.3.2. Прием дел производится по описям.

При этом на обоих экземплярах описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подпись специалиста отдела делопроизводства и документооборота и специалиста структурного подразделения администрации городского округа, передавшего дела на хранение в отдел делопроизводства и документооборота.

7.3.3. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации городского округа, ответственным за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий, осуществляется формирование всех имеющихся документов в дела. Оформленные дела передаются по описям в архив, независимо от сроков хранения документов.

До решения вопроса о передаче, документы должны быть сформированы в дела, оформлены и описаны в соответствии с Правилами.

7.3.4. Хранение и учет архивных документов, создание к ним научно-справочного аппарата (составление исторической справки, предисловия к описи), их использование, подготовка к передаче на государственное хранение осуществляется в соответствии Правилами.

7.3.5. По истечении предельных сроков хранения в архиве администрации городского округа, документы постоянного хранения передаются на хранение в МБУ «Муниципальный архив городского округа город Воронеж».

Прием дел на государственное хранение проводится поединично по описям дел, оформляется актом приема-передачи, составленным в двух экземплярах.