Использование документов архива администрации городского округа

7.4.1. Основными формами использования документов архива являются:

исполнение социально-правовых запросов граждан в форме архивной справки и архивной выписки, ответа об отсутствии документов на хранении;

выдача заверенных архивных копий документов;

исполнение тематических запросов.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса организации или частного лица.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива администрации городского округа не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

7.4.2. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве, подписываются руководителем управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, во время отсутствия руководителя – заместителем руководителя, и начальником отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, заверяются малой печатью с изображением Герба городского округа город Воронеж.

7.4.3. Архивные копии и выписки из документов.

Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику, выданных архивных копий и выписок, заверяется подписью руководителя управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества и начальника отдела делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества, заверяются малой печатью с изображением Герба городского округа город Воронеж.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «В тексте неразборчиво» или «Так в документе».

7.4.4. Архивные выписки изготавливаются на бланке управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества с обозначением названия документа: «Архивная выписка».

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены круглой печатью.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки, при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

7.4.5. Дела, находящиеся на хранении в архиве администрации городского округа, предоставляются для работы сотрудникам структурных подразделений в помещении архива или во временное пользование (не более одного месяца) под роспись в журнале регистрации выдачи дел.

При работе с подлинными документами, в делах не разрешается вносить поправки, делать пометки. Изъятие архивных документов из дел не допускается.

7.4.6. Органами правопорядка из архива администрации городского округа могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В деле остаются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинников документов.