В качестве примера управления материальными потоками с применением ПЭВМ разработана и реализована система «Управление материальными потоками» (УМП), архитектура продукта которого позволяет, при необходимости, внедрить только функцию ведения складского учета и реализовать возможность работы с удаленными складами по низкоскоростным каналам связи.
Основные функции подпрограммы УМП:
1. Ведение контрагентов.
2. Ведение договоров и контроль их исполнения.
3. Анализ материальной потребности.
4. Управление поставками материалов и товаров.
5. Управление отгрузками и продажами.
6. Ведение складского учета.
7. Организация удаленной работы со складами готовой продукции.
8. Контроль деловых процессов. Ведение контрагентов.
Функция предназначена для хранения, сбора и анализа разнообразной информации по поставщикам — покупателям.
Позволяет:
• хранить все реквизиты юридических лиц, в том числе и банков, отслеживать их изменение во времени, учитывать характеристику партнера, степень надежности, вести организационную структуру клиента;
• собирать информацию по коммерческим предложениям, помогает менеджерам по поставкам и сбыту находить наиболее выгодного партнера на планируемую сделку, проводить маркетинговые исследования рынка;
• наложить временные ограничения на все производимые работы с выбранным контрагентом.
Ведение договоров и контроль их исполнения.
Функция «Ведение договоров» является ядром подсистемы «Управление материальными потоками».
Регистрируя договор, менеджер может определить условия поставки и оплаты по договору, выбрать валюту платежа, ввести графический образ контракта, определить спецификацию договора и цены, по которым будут производиться сделки, причем система фиксирует изменение условий договора во времени.
Функция «Ведение договоров» имеет настраиваемую систему утверждения. Она позволяет определить, какие должности, в каких подразделениях на предприятии отвечают за утверждение контракта.
Конкретные сделки по договору отслеживаются через коммерческие заказы, которые определяют номенклатуру, количество и сроки выполнения сделки. На основании коммерческого заказа можно выписать счет на предоплату или произвести платеж за поставляемый товар. Система позволяет формировать коммерческие заказы на покупку на основании заведенных заказов на продажу, осуществлять контроль стадий выполнения заказов в «ручном» и автоматическом режиме.
Анализ материальной потребности.
На основании сформированной и утвержденной производственной программы с использованием норм расхода производится расчет материальной потребности предприятия. Используя эту информацию, данная функция позволяет автоматически формировать лимитно-заборные карты, с помощью которых производится лимитирование материальной потребности внутренних подразделений предприятия. Сформированная «полная» потребность является входной информацией для расчета «чистой» потребности. Для расчета «чистой» потребности производится анализ норм страхового запаса материала, а также текущих материальных остатков на складах и в цехах. Полученная «чистая» потребность является основанием для формирования коммерческих заказов на закупку по договорам, заключенным с поставщиками материалов.
Управление поставками материалов и товаров.
Управление материальными поставками включает в себя:
1. Ведение договоров.
2. Ведение коммерческих заказов.
3. Ведение журнала закупок.
4. Контроль обеспеченности производства материалами. Заключенные контракты с поставщиками регистрируются в
функции «Ведение договоров», что позволяет контролировать условия поставки, оплаты и цены сделки. На основании рассчитанной потребности или сформированных ранее заказов на продажу, в рамках заключенных договоров, формируются коммерческие заказы на покупку, что позволяет контролировать сроки, номенклатуру и количество по сделке, а также отслеживать этапы выполнения сделки.
Функция «Ведение журнала закупок» необходима для отслеживания товара в пути, учета входящих документов, сопровождающих товар. Настраиваемая система электронных подписей в журнале закупок позволяет организовать входной контроль качества товара, контроль наличия сопроводительной документации и различных сертификатов.
После того, как закупаемый товар доставлен, оприходован на склад, производится автоматическое резервирование на внутреннее подразделение предприятия, если товар используется для внутренних нужд, или под коммерческий заказ, если товар в дальнейшем идет на продажу. При необходимости, пользователь может внести изменения в автоматически сформированный резерв.
Управление отгрузками и продажами.
Функция позволяет:
• вести договора;
• вести коммерческие заказы;
• вести приказы на отгрузку.
Заключенные контракты с покупателями регистрируются в системе, что позволяет контролировать условия поставки, оплаты и цены сделки. На основании полученных заявок от покупателей, в рамках заключенных договоров, формируются коммерческие заказы на продажу, что позволяет контролировать сроки, номенклатуру и количество по сделке, а также отслеживать этапы выполнения сделки.
После того, как продаваемый товар закуплен или произведен, выполняется его резервирование под конкретного покупателя. Система не позволяет отпустить клиенту товар, зарезервированный под другого покупателя.
Любая отгрузка в системе производится через оформление приказа на отгрузку. Кладовщик не в состоянии самостоятельно произвести по складу расход на сторону без соответствующего приказа. На этапе формирования приказа на отгрузку производится контроль наличия необходимого товара на складе с учетом резерва, продажной цены, курсов валют пересчета цены при мультивалютном учете, дебиторской и кредиторской задолженности покупателя.
Ведение складского учета.
Функция позволяет вести неограниченное количество складов и имеет гибкую систему настроек по администрированию доступных пользователю складских документов и складских подразделений.
Все операции, производимые с товарами на складе, документируются и отражаются в складском журнале: что позволяет проконтролировать любое движение товара как внутри склада, так и его движение между подразделениями предприятия.
Данная функция предоставляет возможности ведения учета товарно-материальных ценностей по партиям. Причем, партионный учет можно настроить как обязательный для выбранной группы товара. При регистрации партии товара учитываются такие характеристики, как дата формирования и дата производства партии, что очень важно для скоропортящихся товаров. На всех этапах движения товара по складу имеется возможность проследить его партию.
Возможно ведение учета складских остатков по местам, что очень важно при больших размерах склада и однотипной номенклатуре.
Существует возможность учета вложенности в таре. Это необходимо в том случае, когда на склад приходит товар, упакованный в какую-либо тару, и остатки на складе необходимо вести отдельно как по таре, так и непосредственно по самому товару.
В том случае, когда однотипная тара содержит различный товар, и на складе производят операции по переукомлектова-нию пакетов, можно разукомплектовать вложение (пакет), а затем сформировать новое вложение с другим содержимым.
Предусмотрено определение любых единиц измерения материальных ценностей. При заведении нового товара, ему присваивается базовая единица измерения. Для каждой дополнительной единицы задается коэффициент пересчета.
Товарно-материальные ценности, находящиеся на складе долгое время без движения, можно перевести в состояние неликвидов. Принимается решение о продаже таких товаров и контролируется реализация неликвидов.
При проведении инвентаризации склада производится ввод в инвентаризационную опись количеств фактически имеющихся на складе товарно-материальных ценностей и их сравнение с расчетными данными. После утверждения сличительной ведомости ответственными за инвентаризацию лицами, производится автоматическая корректировка расчетных складских остатков в соответствие с реальными данными.
Организация удаленной работы со складами готовой продукции.
Функция реализует работу удаленных потребителей по низкоскоростным каналам связи с запасами готовой продукции на складах предприятия. Потребитель получает возможность резервировать продукцию (посредством электронной метки) на согласованный с предприятием срок для последующей оплаты и отгрузки. Система автоматически отменяет электронную метку по истечении установленного срока и передает зарезервированную продукцию в общее распределение.
Контроль деловых процессов.
Данная функция ставит на персональный контроль ответственным лицам ряд показателей, критичных для экономического состояния предприятия.