Правила подготовки и проведения деловой беседы

Деловая беседа – это процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности.

Правила подготовки и проведения деловой беседы представляют собой основные действия, предпринимаемые в определенной последовательности и взаимосвязи, направленные на достижение цели беседы и создание положительного образа участников.

Наиболее частыми ошибками (рисками), которые допускают участники деловых бесед, являются следующие:

· пренебрежение этапом подготовки к беседе, на котором закладываются возможные элементы модели будущей беседы;

· невнимательное отношение к отдельным, незначительным с субъективной точки зрения некоторых участников, правилам ведения или подготовки беседы. Так, например, отсутствие должного внимания к выбору места проведения беседы может привести к тому, что несоответствующая ситуации обстановка и даже взаимоположение участников сводят на нет успешность деловой беседы.

Процесс деловой беседы можно представить схематично в виде основных действий, которые необходимо предпринимать в определенной последовательности и взаимосвязи (см. рис. 2).

Последовательность указанных на рис. 2 действий охватывает два взаимосвязанных процесса – подготовку к беседе и ее проведение. Процесс подготовки к беседе характерен тем, что он предусматривает возможность моделирования хода беседы. Отличительной чертой построения ее модели является то, что при отработке формулировок понятий и суждений, определении последова­тельности и содержания аргументации и формировании состава участников беседы может проводиться анализ возможной ответной реакции собеседника. Невыполнение подобного анализа способно в ряде случаев поставить одного из участников беседы в тупик, если реакция другой стороны отличается от предусмотренной или интуитивно желаемой первым из участников.

Причем следует спрогнозировать максимально возможное число встречных реакций собеседника на те или иные собственные высказывания. Успех деловой беседы во многом зависит от того, насколько точно вы сумеете предугадать позицию и интересы другой стороны.

При определении цели беседы формируется общая ее тактика, устанавливается степень жесткости собственной позиции, вероятности компромиссных решений, допустимости углубленных оценок и т.п. Перечисленные параметры беседы будут зависеть от того, является ли целью беседы:

1) установление истины, принятие решения на основе логики умозаключений;

2) склонение другой стороны к собственной точке зрения;

3) достижение результата любой ценой, даже путем манипулирования понятиями и мнением сторон;

4) информирование собеседника о происходящих событиях;

5) принятие компромиссного варианта решения, устраивающего какую-либо из заинтересованных сторон.

Информационная подготовка обеспечивает четкое, бесперебойное прохождение беседы, позволяет участникам не упускать общего ее стержня, а также создает дополнительные элементы в обосновании суждений и в содержании аргументации по поводу собственной позиции. Информационная подготовка предполагает заблаговременный поиск и систематизацию необходимых документов, исходных данных, соответствующих предмету беседы, подбор необходимых компьютерных файлов информации. Причем информационная подготовка должна предусматривать достаточно ши­рокий спектр документации, вероятность использования которой в процессе бе­седы высока.

Следует заранее отработать формулировки тех понятий и основных сужде­ний, которые затрагивают предмет разговора. Принципиальные суждения по ходу беседы не должны вызывать у вас затруднений и неуверенности, что мо­жет заставить собеседника усомниться в вашей компетентности и подготовлен­ности.

В общем случае последовательность аргументации может предусматри­вать, как достаточно рациональный вариант, поступательное движение от суж­дений с малой силой убедительности к умозаключениям, являющимся бесспор­ным подтверждением вашей точки зрения. Другими словами, движение должно идти от менее значимых к более значимым аргументам.

Формирование состава участников беседы имеет существенное значение для ее хода, как в позитивном, так и в негативном плане. Привлечение к уча­стию в беседе дополнительных лиц может вызвать неоднозначную реакцию у противоположной стороны. Этика деловой беседы предполагает участие в ней тех лиц, состав которых был оговорен заранее. Кроме того, следует иметь в ви­ду, что участие лиц, не предусмотренных заранее, может внести в беседу неже­лательные элементы, отклонение от намеченного хода.

Время и место проведения беседы должны быть удобны обеим сторонам. Условия времени и места следует подбирать таким образом, чтобы они не отвлекали участников на какие-либо внешние факторы, мешающие нормальному ходу беседы.

Весь процесс подготовки к беседе позволяет построить модель хода беседы.

Как показано на рис. 2, проведение беседы складывается из трех этапов – начального этапа, основного этапа и этапа выхода из беседы. Особенности человеческой психологии таковы, что серьезные, деловые вопросы решаются легче после создания атмосферы благожелательности и доверительности, к чему должны быть приложены соответствующие усилия хотя бы одного из участников в на­чале беседы. Такая атмосфера создается посредством не относящихся к предме­ту деловой встречи фраз, обмен которыми настраивает человека на «волну» со­беседника, позволяет несколько психологически раскрепоститься в преддверии обсуждения серьезных проблем. Естественно, начальный этап беседы не дол­жен быть слишком растянут по времени.

Этап выхода из беседы, также как и начальный этап, не должен быть очень длительным. Он должен способствовать сохранению делового настроя участ­ников и показывать в корректной форме на то, что все возможные результаты беседы достигнуты, и лимит ее времени исчерпан.