СЭД. Экономический эффект от внедрения СЭД

Введение в эксплуатацию системы электронного документооборота это затраты для любой компании.

Тем, кому предстоит принять решение о переходе к ИС желают знать, каков экономический эффект от внедрения СЭД. Что же следует считать продуктивной работой СЭД?

В первую очередь, это увеличение скорости выполнения типовых операций. Как следствие, распространение информации происходит много быстрей. Уменьшаются суммарное время получения и подготовки информации, а так же количество проводимых бизнес-транказций и средняя продолжительность отдельной бизнес-транзакции.

Экономический эффект от внедрения СЭД подразумевает так же наличие библиотеки, которая помогает исключить «узкие места» в работе с документами (невозможность найти их достаточно быстро, необходимость делать копии оригиналов и т.д.), сократить временной промежуток взаимодействия с коллегами, ускорить процесс понимания новыми сотрудниками своих обязанностей и специфики работы компании в целом. Экономическая выгода заключается в подсчёте того, сколько шкафов можно убрать, сколько площади освободиться, при условии применения СЭД.

Итоговая экономическая эффективность

Несомненно, для любой компании важен итоговый экономический эффект от внедрения СЭД. Сложно оценить влияние СЭД в данной ситуации. По мнению специалистов, пусть влияние внедрения ИС довольно косвенное, сэкономленное время величина довольно ощутимая, потому как благодаря данному фактору повышается производительность в целом.

Проще всего оценить экономический эффект от внедрения СЭД тем компаниям, где документы являются непосредственно продуктом деятельности (лицензирование, законотворческая деятельность и мн.др.), поддерживают основной процесс (документация при выдаче банковского дела) или производство основного продукта (конструкторская документация).

Следует выделить две особенности, минуя экономический эффект от внедрения СЭД. Многие сотрудники, если расход бумаги в компании не контролируется строго, стремятся распечатывать электронные документы при централизованной рассылке, дабы работать с ними было удобней. В таком случае, упор на экономию при расходе бумаге и экологичность метода (меньшее потребление ресурсов) не имеет смысла. Есть и второй момент: снижаются трудозатраты на рутинные операции вроде составления отчётности или поиска документов, но много больше времени начинает затрачиваться на перевод документов в бумажном виде в электронный.

Внедрение СЭД – сокращение штата сотрудников?

Экономический эффект от внедрения СЭД можно определить, сопоставив уровень доходов «до» внедрения и «после» внедрения. По данной аналогии можно сделать выводы об эффективности работы СЭД: сравнение состояния дел «до» внедрения и «после». Как правило, выводы будут совершенно очевидны. Во-первых, существенно сократиться время обработки документов; во-вторых, СЭД позволит оперировать большим количеством документов в единицу времени.

Не стоит делать ошибочный вывод, будто внедрение СЭД позволит Вам сократить штат сотрудников. Система только позволяет людям оперировать большим огромным данных за меньшее количество времени, но никоим образом машина не заменит человека.

Основной задачей внедрения СЭД, помимо экономического эффект а от внедрения СЭД, является упрощение доступа к документам, осуществление контроля на процессами и, как следствие, улучшение качества работы и повышение оперативности при принятии управленческих решений. В качестве итога от новаторства ИС можно привести улучшение качества обслуживания клиентов, что, несомненно, важная задача.

ISO 9000

ISO 9000 — серия международных стандартов, описывающих требования к системе менеджмента качества организаций и предприятий.

В основе стандартов лежат идеи и положения теории всеобщего менеджмента качества (TQM). Принято считать, что при разработке 1-й версии стандартов ISO серии 9000 ТК 176руководствовался британским стандартом BS 5750, разработанным Британским институтом стандартов BSI.

Серия стандартов ISO 9000 неоднократно пересматривалась.

§ 1 версия была подготовлена в 1987 году.

§ 2 версия была выпущена в 1994 году и представляла собой уточненную версию 1987.

§ 3 версия была разработана в 2000 году. Версия 1994 года была радикально пересмотрена.

§ 4 версия стандарта вышла разобщенно — в 2005 году был выпущен стандарт ISO 9000-2005, в 2008 и 2009 годах были опубликованы стандарты ISO 9001 и 9004.

Сертификация производится по единственному стандарту из этой серии, содержащему требования: ISO 9001. Организация ISO не проводит сертификацию по ISO 9001. Действует двухуровневая система подтверждения соответствия. Сертификацией систем менеджмента качества отдельных организаций занимаются специально сформированные аудиторские организации (органы по сертификации). Они, в свою очередь, аккредитуются национальными аккредитационными обществами. Так же существуют и независимые системы аккредитации.

Важно понимать, что соответствие стандарту ISO 9001 не гарантирует высокое качество продукции. Соответствие требованиям и рекомендациям этих стандартов говорит о способности предприятия:

§ делать всё максимально возможное для достижения поставленных перед собой целей;

§ улучшать результативность своей деятельности.

Также соответствие требованиям ISO 9001 свидетельствует о некотором уровне надежности поставщика и добротности его компании. С точки зрения современных компаний, соответствие требованиям ISO 9001 — это тот минимальный уровень, который даёт возможность вхождения в рынок. Сам сертификат соответствия ISO 9001 является внешним независимым подтверждением достижения требований стандарта.

Цель серии стандартов ISO 9000 — стабильное функционирование документированной системы менеджмента качества продукции предприятия-поставщика. Исходная направленность стандартов серии ISO 9000 была именно на отношения между компаниями в форме потребитель/поставщик. С принятием в 2000 году 3 версии стандартов ISO серии 9000 большее внимание стало уделяться способностям организации удовлетворять требования всех заинтересованных сторон: собственников, сотрудников, общества, потребителей, поставщиков. ISO 9004 делает акцент на достижение устойчивого успеха. Указанные стандарты помогают предприятиям формализовать их систему менеджмента, вводя такие системообразующие понятия, как внутренний аудит, процессный подход, корректирующие и предупреждающие действия.

Стандарт ISO 9000 является фундаментальным, принятые в нем термины и определения используются во всех стандартах ISO серии 9000. Этот стандарт закладывает основу для понимания основных элементов системы менеджмента качества продукции согласно стандартам ISO серии 9000. ISO 9000 определяют 8 Принципов менеджмента качества, а также использование процессного подхода с целью постоянного улучшения^[4]

Процессный подход согласно ISO 9000

Процессы создания продукции входят в цепь «поставщик (на рис.не показано) — организация — потребитель» и на рисунке показаны как «выпуск продукции». Только данные процессы добавляют ценность, потому что создают то, что установлено в договоре с потребителем, остальное — вспомогательные, поддерживающие процессы.

Национальные эквиваленты ISO серии 9000

Российские версии стандартов:

§ ГОСТ Р ISO 9000-2008 — аналог ISO 9000:2005 (подготовлен ОАО «ВНИИЛС» на основе собственного аутентичного перевода международного стандарта ИСО 9000:2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»)

§ ГОСТ Р ISO 9001-2008 — аналог ISO 9001:2008