Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты' утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия
подпись А.Б. Сидоров
12.07.98
Если документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего. Например:
УТВЕРЖДЕНО
приказ директора
предприятия
от 05.08.98 № 15
Резолюция (16).
В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6.
Резолюция включает в себя:
Фамилия И.О. исполнителя
Содержание поручения
Срок исполнения
Подпись руководителя
Дата резолюции
Например:
Васильеву К.А.
Подготовить проект контракта к 26.01.98
подпись 06.01.98
Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.
Заголовок к тексту (17).
Данный реквизит является обязательным для всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:
приказ - о приеме на работу
положение - о бухгалтерии
протокол - собрания акционеров
должностная инструкция - менеджера по кадрам