Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки документационного обеспечения. Основное его значение — оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.
Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения и распределения на этой стадии документов на потоки — для обязательного рассмотрения руководителями организации в соответствии с распределением обязанностей; а также направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства.
Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы документационного обеспечения управления, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.
|
|
При оценке поступившего документа учитывается: важность его содержания; сложность и новизна поставленных вопросов; авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества; реальная срочность исполнения документа; вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т. д. В связи с нечетким разделением функций между отдельными органами представительной власти и управления, нарушением сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.
После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных и документе вопросов, отбираются те из них, к рассмотрению которых и определению порядка их исполнения следует привлечь руководство организации. Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
|
|
При рассмотрении документов руководителем целесообразно соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку документов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевременного и ответственного исполнения.
Руководитель не должен задерживать документы, а тем более оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение на следующий, — возвращены.
Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время.
При необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут изготавливаться копии рассмотренных им документов, однако стремление к созданию «архива» проходящих через руководителя документов свидетельствует о его недоверии к работе службы документационного обеспечения.
Руководитель, как правило, не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации.
Служба документационного обеспечения должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции. В том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.
Для информирования о содержании резолюций руководителя документы передаются его секретарю с регистрационными карточками, в которые секретарь переносит резолюцию. Такой способ позволяет сократить время доведения документа до исполнителя и не «потерять» его при обработке.
В учреждениях, где документы рассматриваются несколькими руководителями, а служба документационного обеспечения должна быть проинформирована о местонахождении каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию.
Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название «переметка».
После введения в информационно-поисковую систему сведений о поступивших документах, т.е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового -первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест в технорабочем проекте системы должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.
Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.
При необходимости срочного исполнения поступившего документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.