Нормативная база делопроизводства

Для того чтобы ввести понятие "нормативная база делопроизводства", рассмотрим конкретный пример. Представьте себе, что спортивная команда обратилась к трем организациям с просьбой об оказании спонсорской помощи, и в ответ пришло три письма, в каждом из которых сообщается, что организация готова перечислить запрашиваемую сумму. Но одно письмо подписано начальником отдела рекламы, другое заведующим производства, а третье пришло за подписью генерального директора. Какое письмо имеет юридическую силу³⁾?

Очевидно, что нельзя доверять документу, если человек, его подписавший, не имел на это полномочий. Очевидно также, что на всех предприятиях должны быть одни и те же правила оформления однотипных документов. Должны быть определены нормы (правила) в которых прописано, как оформляются те или иные документы, кто имеет право подписи того или иного документа, какие печати должны удостоверять его подлинность и т.п.

Иными словами, необходимо иметь четко прописанные нормы создания, оформления и работы с документами (нормативная база делопроизводства), которые обеспечивают юридическую силу документа.

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и продвижение документов, описывают структуру и функции служб делопроизводства.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на рис. 3.14.

Рис. 3.14. Нормативная база делопроизводства

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства и различных органов исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых для фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает порядок стандартизации, осуществление государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность за их нарушение.

Как уже говорилось, для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении). Стандартизация документов снижает затраты на их создание, учет и хранение (рис. 3.15).