Прием и первичная обработка

Операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях эту функцию выполняет специализированное подразделение - экспедиция. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, прием, обработка и отправка документов производятся централизованно секретарем.

Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.
Доставка документов может происходить по почте, в том числе и электронной, телеграфу, по факсу, с курьером или командированным сотрудником.

	Проверка правильности доставки. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату
	Проверка целостности упаковки, сохранность печатей. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю
	Проставление штампа о получении документа, присвоение ему входящего номера и регистрация даты получения
	Сортировка документов по адресам: в канцелярию для рассмотрения руководства, по структурным подразделениям

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. Если в документе отсутствует обратный адрес, к письму подкалывают конверт с адресом. Так же поступают в тех случаях, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Документы с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются адресату.