Создание архивной описи

ЦЕЛЬ: изучить методику составления архивной описи.

КЛЮЧЕВЫЕ ВОПРОСЫ ТЕМЫ:

1. Понятие "архивная опись".

2. Организация документов и дел в пределах архивного фонда.

3. Составление собственно описи дел архивного фонда.

4. Составление справочного аппарата к описи.

5. Переработка и усовершенствование описи.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ:

1. Понятие "архивная опись"

Понятие “опись” дорого сердцу каждого архивиста - архив без описей - как корабль без капитана. Если Вы не составили в своей жизни ни одной описи - Вы пока еще неопытный юнга в бумажном море. Но, ознакомившись с данным разделом, скоро станете опытным морским волком. Почему же описи придается такое значение? Потому что опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Если Вы работник делопроизводственной сферы, Вас не минует стезя составителя описи дел Вашего структурного подразделения, причем эта участь Вас ожидает в конце каждого делопроизводственного года. Проводив старый год, Вы должны окинуть взором, устремленным в прошлое, все дела, законченные делопроизводством в минувшем году и выбрать из этой груды:

· дела постоянного хранения;

· дела долговременного хранения (свыше 10 лет);

· дела по личному составу;

· специфические виды документов (научно-технические, судебно-следственные и др).

Ваша задача - распределить все дела на небольшие массивы и составить на каждую группу отдельную опись. По этой описи дела будут переданы Вами в ведомственный архив, и она же послужит основой годового раздела описи фонда Вашего учреждения.

Если Вы работник ведомственного архива, Вы должны ежегодно составлять годовой раздел описи всего учреждения. Дела постоянного хранения следует передать по описи в профильный для Вас государственный архив. Прежде всего выясните, есть ли в Вашем учреждении структурные подразделения и какие. Если же Вы работник "бесструктурной" организации - Вам спрашивать не с кого. Следует самому приступить к созданию описи учреждения или организации за год в целом.

Если Вы работник государственного архива, Ваша задача следить за качеством описей, присылаемых Вам из ведомственного архива и утвердить или отвергнуть их. Хорошо руководить другими, но иногда придется поработать и самому:

· при поступлении к Вам россыпи, фондов личного происхождения, общественных организаций;

· при усовершенствовании или переработке описей

Три важнейшие функции описи: информационная (раскрывает состав и содержание документов), учетная (обеспечивает учет дел), классификационная (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках, при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

Классификационная функция закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из:

· описания дел;

· организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);

· составления собственно описи документов;

· составления справочного аппарата и оформления описи.

На исключительную важность “описаний”, “инвентарей” для поиска и сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков отечественного архивоведения - Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов и др.

“Напечатанное описание документов, - писал Самоквасов, - должно иметь целью охрану содержания архива на будущее время и облегчение архивных справок и ученых разысканий... изданная опись:

1) способствует упорядочению архивных материалов в архивном хранилище;

2) охраняет архивное имущество от расхищения;

3) предупреждает фальсификацию архивных документов, делая бесполезным перемену в них дат и имен;

4) служит лучшим средством контроля деятельности архивистов по упорядочению и описанию содержания вверенного им архива;

5) дает возможность людям науки до личного посещения данного архива ознакомиться предварительно с объемом хранящихся в нем материалов по интересующим их вопросам и немедленно получать в архиве такие материалы для своих исследований;

6) облегчает архивные справки всякого рода с практическими и научными целями”

(Самоквасов Д.Я. Архивное дело в России. Кн.1. М., 1902. С.50.)

Опись является одним из самых древних архивных справочников - самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII веку. Опись в России имеет свою историю. Наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится к XIX веку. В 1920-30-е годы продолжались дискуссии о том, какую опись можно действительно считать “научной”, а какую “лженаучной”, обсуждались и состав описательной статьи, степень подробности описания. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-50-х годах.