Организация документов и дел в пределах архивного фонда

Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается дело, т.е. совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности учреждения, организации или предприятия и помещенных в отдельную папку. Дела обычно формируются в процессе делопроизводства. В государственных архивах дела принято называть единицами хранения.

Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.

Организация на данном уровне состоит из двух этапов:

· разработки схемы классификации дел фонда;

· распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью. Но прежде, чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности. По итогам изучения истории фондообразователя и фонда обычно составляется историческая справка.

В основе организации дел фонда лежат те же признаки, которые учитываются и при формировании дел в делопроизводстве, и при их описании. Распределение дел внутри фонда производится с учетом следующих основных и второстепенных признаков.

Основные классификационные признаки:

- Структурный - в соответствии со структурными подразделениями;

- Функциональный, отраслевой, тематический, - с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов;

- Хронологический - по датам или периодам, к которым относятся документы;

Второстепенные классификационные признаки:

Номинальный - по видам дел, видам и разновидностям документов;

Корреспондентский - по учреждениями и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем;

Авторский - по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

Предметно-вопросный - по предметам или вопросам, которых касается содержание документов;

Географический - по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;

Хронологический - по датам или периодам, которые отражены в содержании документов или когда эти документы были созданы.

Для составления схемы классификации вы должны запомнить 4 правила!

Правило первое: для разработки схемы используют только основные признаки.

Правило второе: из всей совокупности основных признаков берут только два.

Правило третье: одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический.

Правило четвертое: выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.