Памятка по созданию описи дел

Итак, Вы познакомились с азами составления собственно описи и справочного аппарата к ней, а теперь мы дадим Вам несколько советов по выполнению задания.

Прежде чем составить собственно опись, Вам придется разработать схему систематизации дел фонда, используя карточки, которые Вы составили в процессе описания.

Вы должны выбрать такой тип классификации, который наиболее полно отражает исторически сложившуюся структуру фондообразователя или его функции, вопросы и направления деятельности. Для этого Вы изучали историю фондообразователя, его функции, задачи, структуру.

Напоминаем - при систематизации дел объединенного архивного фонда прежде всего следует разложить все карточки по фондам. У Вас должно получиться столько групп карточек, сколько фондов вошло в объединенный архивный фонд. И для каждого фонда следует выбрать свой конкретный тип схемы систематизации.

В соответствии с типом схемы классификации необходимо провести систематизацию карточек сначала по двум основным признакам. А затем, в самой мелкой группе карточек расположить их последовательно, с учетом всех других классификационных признаков.

Крайне важно при систематизации дел внутри фонда учитывать некоторые аспекты применения признаков:

дела относятся к тому году, в котором они были заведены или в котором поступили в данное учреждение;

планы, отчеты, сметы и прилагаемые к ним материалы относятся к тому году, на который или за который они составлены;

дела, начатые производством в одном подразделении (или учреждении) и законченные в другом, относятся к последнему;

личные дела относятся к году увольнения лица, на которое заведено дело.

Запомните - при расположении дел (карточек) по хронологии необходимо помещать сначала дела, датированные только годом, и, наконец, дела, даты которых установлены косвенным путем и заключены в квадратные скобки [ ]. Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первым следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.

Закрепление порядка расположения единиц хранения осуществляется валовой нумерацией в архивном шифре карточки.

В графы формы архивной описи перепишите содержание карточек в том порядке, в каком Вы их сгруппировали в соответствии с классификационной схемой.

Для лучшего зрительного восприятия текста описи между описательными статьями оставляйте интервал в одну-две строки. При рукописном оформлении описи наименования разделов и подразделов выделяйте более крупным написанием текста. В машинописном варианте - заглавными буквами в разрядку.

К подготовленной Вами описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи укажите количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронумеруйте в валовом порядке. Заверительная надпись подписывается составителем описи.

Например:

В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24

Составитель ____________________Дата - 00.00.00

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ:

1. Определите вид указателя к описи.

а) Капова пещера - археолог. памятник на Южном Урале 19, 3, 28.

Капоростто - селение на Сев.Востоке Италии 13, 59, 6.

Капошвар - город в Венгрии 23, 16, 5.

Каппадокия - область в Малой Азии (совр.Турция) 1, 25, 97.

б) Капповский путч - попытка монархического переворота в Германии в 1920 г. 6, 85.

Каприйская школа - группировка русской социал-демократии в Италии в 1909 г. - 27.

Каприччо - музыкальная пьеса 13, 66.

Капуцины - члены католического монашеского ордена в XVI - XVII в. 25, 32.

2. Определите тип рубрики предметного указателя.

Капитель

- пальмовидная 13, 12;

- ионическая 27, 30;

- дорическая 37, 39;

- коринфская 61.

3. Определите тип схемы классификации.

а) опись книгам писцовым и переписным дозорным, перечневым, платежным и межевым, хранящимся в МАМЮ (1869 г.).
г. Алатырь.

7136 (1628) г.
7176 (1668) г.
7196 (1688) г.

б) Народный комиссариат просвещения РСФСР
– Секретариат коллегии
1918 г.
1919.
1920 г.
- Управление делами
1918 г.
1919 г.
1920 г.
- Административно-организационное управление
1918 г.
1919 г.
1920 г.
- Отдел реформы школы
1918 г.
1919 г.
1920 г.

В) Фонд актера и режиссера МХАТ В.А.Орлова

1. Документы к биографии Орлова В.А.................................................

2. Записные книжки Орлова В.А.............................................................

3. Письма................................................................................................

3.1. Письма к Орлову В.А. от разных лиц..............................................

3.2. Письма к Орлову В.А. от коллективных авторов...........................

3.3. Письма к Орлову В.А. от неустановленных лиц............................

3.4. Письма к Орлову В.А. от иностранных лиц....................................

3.5. Письма к Орлову В.А. от учреждений и организаций....................

3.6. Письма разных лиц к разным лицам...............................................

3.7. Письма разных учреждений к разным лицам.................................

ТЕСТ:

1. Классификационной единицей в пределах фонда является:

а) документ; б) лист; в) группа дел; г) дело; д) фонд.

2. Схема классификации дел в пределах фонда это:

а) перечень разделов (структурных подразделений или функций фондообразователя и других), на основе которого строится опись;

б) перечень категорий документов фонда с указанием сроков их хранения;

в) перечень основных этапов истории фондообразователя и фонда;

г) алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений.

3. Если учреждение имело часто изменяющуюся, сложную структуру, для его фонда больше подойдет:

а) хронологически-структурная схема классификации;

б) номинально-хронологическая схема классификации;

в) структурно-хронологическая схема классификации.

4. Если учреждение вообще не имело структуры и уже окончило свою деятельность, для него больше подойдет:

а) хронологически-структурная схема классификации;

б) структурно-хронологическая схема классификации;

в) отраслевая-хронологическая схема классификации.

5. Если учреждение имело стабильную структуру и уже закончило свою деятельность, для его фонда подойдет:

а) хронологически-структурная схема классификации;

б) структурно-хронологическая схема классификации;

в) отраслевая-хронологическая схема классификации;

г) хронологически-отраслевая схема.

6. Заголовки единиц хранения вносятся в опись:

а) по валовым номерам дел; б) по делопроизводственным номерам дел;

в) по алфавиту первых слов заголовков; г) в зависимости от настроения архивиста.

7. При перенесении заголовка дела в опись:

а) возможно употреблять любые сокращения с целью экономии времени и труда архивиста;

б) возможно употреблять только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений аббревиатуры;

в) возможно сокращать только названия организаций и предприятий;

г) возможно сокращать только аннотацию документов.

8. Предметный указатель к описи может быть:

а) слепым; б) глухим; в) звонким; г) сложным; д) составным.

9. Рубрики предметного указателя бывают:

а) сетчатыми; б) квадратно-гнездовыми; в) гнездовыми; г) кубическими.

10. При составлении предметного указателя инверсии не подвергаются следующие устоявшиеся понятия:

а) “Красный Октябрь” (фабрика); б) молодежный туризм; в) архивный справочник; г) единый сельскохозяйственный налог.

11. Таблица переводных шифров это:

а) вид документов секретного делопроизводства;

б) вид документов Федеральной службы контрразведки, прилагаемый к радиограммам секретных агентов;

в) элемент Справочного аппарата к описи, помогающий установить связь между старым и новым номером дела по описи, если фонд был заново подвергнут переработке.

г) элемент справочного аппарата к описи, представляющий собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений учреждений.