Часть 1. Создание, корректировка и сортировка баз данных

Лабораторная работа.

Тема: Создание и работа с базой данных.

Цель: Научиться создавать и вести базу данных в структуре EXCEL.

Теория

База данных – это целенаправленно отобранная информация об объекте или процессе, структурированная так, чтобы с помощью специальных программ (СУБД) можно было эффективно осуществлять поиск данных, отбирать информацию по определенному признаку, обеспечивать ее защиту и т.д.

Чтобы с данными, размещенными на рабочем листе, можно было работать, как с базой данных, необходимо соблюдать несколько требований:

Ø данные должны располагаться в строках электронной таблицы, называемых записями;

Ø каждый столбец должен включать короткий заголовок, записываемый в самой верхней строке столбца, при этом в столбце должны храниться данные одного типа; эти столбцы называются полями;

Ø пустые строки и пустые столбцы в базе данных не допускаются;

Ø если на рабочем листе кроме базы данных должна располагаться другая информация, то между ней и базой должна быть по крайней мере одна пустая строка или пустой столбец.

Работа с базами данных состоит из этапов:

Ø Создание таблицы;

Ø Редактирование данных;

Ø Выбор из базы данных определенных записей.

1. Создание таблицы. В EXCEL создавать таблицу можно двумя способами: прямым вводом в ячейки или с помощью форм. В любом случае вначале заносится заголовок таблицы.

2. Редактирование записей. Прежде, чем изменять записи, сделайте копию таблицы. Изменять таблицу можно, добавляя записи, удаляя записи или изменяя значения в ячейках. Добавление записей выполняется с помощью пункта меню «ВСТАВКА»; удаление записей выполняется с помощью пункта меню «ПРАВКА». Изменение записей выполняется либо прямым изменением данных в ячейках или с помощью форм. Вызов формы: Данные – Форма …- заполнять окна по их заголовкам – Закрыть.

3. Выбор из базы осуществляется либо с помощью сортировки, либо с помощью фильтров. В EXCEL существует два типа фильтров: Автофильтр и Расширенный фильтр.

Практическая часть

Часть 1. Создание, корректировка и сортировка баз данных

1. Создать базу данных о товарах на складе.

a. Ввести заголовок таблицы и заполнить указанные графы.

	A	B	C	D	E	F	G
	№	Наименование	К-во, шт	Цена, р.	Стоимость, р	Производитель	Дата поставки
		Трубы_1				Россия	01.02.2005
		Трубы_2				Польша	01.02.2005
		Трубы_3				Польша	11.04.2004
		Двери_1				Турция	15.03.2004
		Двери_2				Турция	15.03.2004
		Двери_2				Россия	12.11.2003
		Окна_1				Украина	09.07.2004
		Окна_2				Украина	09.07.2004
		Плитка				Китай	23.07.2004
		Доски				Россия	07.05.2004

b.Рассчитать графу «Стоимость» = «Количество» * «Цена».

2. Внести изменения в базу данных с помощью формы:

a. в первой записи количество труб уменьшить на 30;

b. поступило указание продавать товар «Двери_1» на 50руб. дешевле;

c. китайская плитка вся продана;

d. 10 декабря 2004 г. привезено 40 штук китайских елок по цене 770 руб.

3. Упорядочить (отсортировать) данные по одному из полей, например, по цене:

a. сделать активной любую ячейку графы «Цена»;

b. вызвать команду Данные – Сортировка;

c. в диалоговом окне уточним порядок сортировки: по возрастанию;

d. идентифицировать диапазон данных по подписям;

e. нажать ОК.

f. обратить внимание на графу «№». Сортировка по этому полю восстановит базу в прежнем виде. Выполните эту сортировку.

4.. Отсортировать базу по двум полям: «Производитель» и «Дата поставки».