Создание таблицы

Анализ данных

Программу Excel можно использовать для создания списков и управления ими, например, для создания небольшой адресной книги, списка сотрудников компании, списка товаров и т.п. И записная книжка, и телефонный справочник – это примеры баз данных, в которых собрана специфическая информация. В Excel можно создавать только упрощенные базы данных, которые называются таблицами данных. Они не столь эффективны при отборе необходимой информации и управлении ею, поэтому списки используют для хранения относительно небольшого набора специфических данных и управления ими.

Таблица данных состоит из одной или нескольких записей, каждая запись состоит из нескольких полей. Например, каждая запись адресной книги может состоять из следующих полей: имя, фамилия, номер домашнего телефона, номер служебного телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты. Вся информация в таких полях, которая относится к определенному человеку, называется записью. Структура рабочего листа программы Excel вполне подходит для построения списков данных, поскольку каждую ячейку рабочего листа можно использовать в качестве отдельного поля, а совокупность данных одной строки – в качестве отдельной записи данных.

Создание таблицы

Для того, чтобы программа Excel работала с введенными данными как с таблицей данных, а не с простым диапазоном, следует щелкнуть на кнопке Таблица, расположенной на вкладке Вставка. В диалоговом окне Создание таблицы (Рисунок 1) необходимо указать предполагаемый диапазон, в котором будет размещаться таблица, и установить флажок Таблица с заголовками. К данному диапазону будет применен заданный по умолчанию экспресс-стиль таблицы, в правом нижнем ее углу будет расположен синий маркер, а на ленте активизируется вкладка Работа с таблицами.

Рисунок 1 Окно Создание таблицы

Чтобы изменить стиль таблицы необходимо щелкнуть на кнопке Экспресс-стили вкладки Работа с таблицами и выбрать стиль из открывшейся палитры. Размер таблицы можно изменить позже, для этого щелкнуть на кнопке Изменить размер таблицы в группе Свойства на вкладке Работа с таблицами. Конструктор и ввести новое значение диапазона в открывшемся диалоговом окне. Кроме того по мере ввода данных к таблице будут автоматически добавляться строки.

Далее в верхней строке таблицы листа задать заголовки столбцов, которые будут использоваться в качестве названия полей базы данных, например, Имя, Фамилия, Адрес и т.д.). Затем в следующих строках таблицы ввести данные каждой записи, придерживаясь следующих рекомендаций:

1) между строкой заголовков и первой записью базы данных не должно быть пустых строк, в противном случае Excel не сможет идентифицировать названия полей;

2) заголовки столбцов не обязательно вводить в первой строке, но все записи таблицы данных должны располагаться под строкой с заголовками;

3) желательно, чтобы записи таблицы и другие данные рабочего листа были разделены пустой строкой и (или) столбцом;

4) между записями базы данных не должно быть пустых строк;

5) все записи одной таблицы должны быть на одном рабочем листе;

6) в крайнем левом столбце таблицы данных можно ввести порядковые номера записей, что позволит восстановить исходное расположение записей после их сортировки по какому-либо критерию.