Подготовка информации

Создание документов

Создание документа представляет собой процесс, состоящий из трех стадий: 1)подготовка информации по вопросу, требующему решения; 2) создание (составление и оформление) на этой основе проекта документа; 3) его согласование и окончательное изготовление для подписания или утверждения.

Подготовка информации.

Важнейшее условие эффективности управленческого решения – объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится документ.

Подготовка информации включает в себя два основных этапа: 1) выявление целесообразности документа и 2) сбор и анализ информации по решаемому вопросу. Выявление целесообразности документа позволяет правильно определить адресат, вид, стиль и характер изложения текста документа, для чего формулируются цель документа и круг вопросов, которые он призван решить. Сбор информации обеспечивает грамотную постановку вопроса, помогает избегать дублирования, противоречия с имеющимися в организации документами и проводится по следующему алгоритму:

- изучение правовой и нормативно-методической базы, определяющей решение такого типа вопросов (законодательные акты, нормативная документация, научные данные и т.п.);

- изучение предшествующих документов, решений по данному или аналогичным вопросам в своей организации (если опыта решения подобных вопросов нет, можно обратиться за консультацией в другую организацию);

- сбор данных по конкретной ситуации (докладные записки, справки, акты, отчеты, письма и т.п.);

На основе анализа собранной информации разрабатывается приемлемый вариант содержания и осуществляется создание проекта документа.

1.2 Создание проекта документа: составление текста, требования к тексту.

Создание проекта документа, в свою очередь, тоже состоит из двух этапов: 1)составление текста и 2)оформление проекта документа. Проект документа оформляется как беловой вариант документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с указанием в верхнем правом углу слова «Проект». Требования к оформлению документа подробно рассмотрим во втором вопросе, а сейчас обратимся к требованиям по составлению текста документа.

1)Прежде всего, текст документа должен иметь четкую структуру. Желательно, чтобы документ был одноаспектным, включающим для решения один вопрос, так как это облегчает учет, контроль, справочно-информационную работу, тиражирование, то есть повышает скорость работы с документированной информацией. Одноаспектный документ включает, как правило, две основные смысловые части:

- изложение причин, оснований, целей составления документа (ответ на вопрос «почему и зачем?») и

- выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации (ответ на вопрос «что?»).

В современных документах часто начинают со 2-й части.

Если документ является многоаспектным, и в связи с этим многостраничным (Устав, Положение, Инструкция и т.п.), то текст должен быть поделен на разделы, подразделы (главы, части), пункты и подпункты. В настоящее время принята нумерация арабскими цифрами, разделяемыми точками. Например: 1; 1.1; 1.2; 1.2.1,1.2.2; для подпунктов обычно используются буквы.

Кроме четкости структуры, следует учитывать и следующие основные требования, предъявляемые к тексту документа:

- документированная информация должна быть достоверной, объективной, полной (необходимой и достаточной), а ее изложение кратким;

- изложение информации должно быть также аргументированным (содержать факты, доводы) и логичным (непротиворечивым);

- формулировки, употребляемые в тексте должны быть безупречны в юридическом отношении;

- при ссылке в тексте на какой-либо документ необходимо приводить о нем полные данные (название, номер, дату издания);

После того, как проект документа подготовлен, он направляется (при необходимости) на согласование.

1.3. Согласование проекта документа и его изготовление.

Подготовленный проект документа при необходимости проходит процедуру согласования с юридической службой (юристом), со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с заместителем руководителя, если решение по данному вопросу в компетенции руководителя (или выносится на обсуждение коллегиального органа управления). Результаты согласования фиксируются визами согласования документа, которые представляют собой указание должности, подписи визирующего, даты и расшифровки подписи. При необходимости внешней экспертизы принимаемого решения, проект документа направляется на внешнее согласование, которое фиксируется на отдельном листе - «Листе согласования». «Лист согласования» может применяться и для высказывания замечаний при внутреннем согласовании. При наличии замечаний к тексту документа визирующим делается отметка «замечания прилагаются». Если при согласовании были высказаны замечания, они, как правило, учитываются: документ дорабатывается, (при необходимости, еще раз согласовывается с лицами, высказавшими замечания), окончательно изготавливается (без слова «проект» на соответствующем бланке) и отдается на подпись или утверждение руководителю. Если предложенные при согласовании замечания не были учтены автором документа, они прикладываются к документу, передаваемому на подпись руководителю.

Проект документа, подлежащего утверждению на коллегиальном органе, согласовывается на его заседании; при необходимости в процессе обсуждения в него вносятся коррективы и окончательный вариант фиксируется в протоколе заседания. Документ окончательно изготавливается с грифом утверждения отдельным документом не позднее трех дней со дня заседания коллегиального органа, на котором он был утвержден.

Дата подписания или утверждения документа является датой его издания.