Формуляр документа; состав реквизитов документа и их расположение

Устойчивость форм управленческих документов обеспечивается жесткой фиксацией порядка расположения элементарных смысловых единиц текста (реквизитов документа) – его формуляром. Под формуляром понимают совокупность элементов (реквизитов) документа, расположенных на листе стандартного формата по определенной схеме. Элементы формуляра документа – это его заранее запланированная информация, то есть предполагаемое содержание, обусловленное целевым назначением документа. Типовой формуляр, или формуляр-образец, разрабатывается для определенного типа документов и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает формат бумаги, расположение частей и зон документа, его реквизитов, размеры служебных полей на основе конструкционной сетки. Конструкционная сетка создается по определенным параметрам с учетом всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности.

Формуляр-образец бланков управленческих документов представлен в уже названных ГОСТах.

Основное содержание документа передает реквизит «текст». Реквизиты 01-12, 14, 16, 22-25 (по ГОСТ Р 6.30-2003) – служат целям придания документу юридической силы и идентификационных признаков. Реквизиты 13-19, 21, 26-30 – предназначены для фиксации прохождения документов через управленческий аппарат и для поиска документированной информации. Для каждого конкретного вида документов характерен определенный набор реквизитов, среди которых выделяют постоянные и переменные. К оформлению каждого из реквизитов указанными ГОСТами предъявляются определенные требования, которые более подробно мы рассмотрим на семинарских занятиях.