Бюджет управленческих расходов

Бюджет управленческих расходов содержит информацию о расходах на оплату труда административно-управленческого, инженерно-технического и вспомогательного персонала в аппарате управления организации, арендные платежи, коммунальные и командировочные расходы, затраты на текущий ремонт, стоимость инвентаря, спецодежды, спецоснастки общеорганизационного характера и другие расходы на протяжении бюджетного периода.

Данный бюджет предназначен для точного определения общих и административных расходов, необходимых для функционирования предприятия как организации или юридического лица.

В состав управленческих расходов, как правило, включают расходы на содержание (командировочные, представительские расходы, служебный транспорт и т.п.) и оплату труда (заработная плата и премии) высшего и среднего управленческого звена компании, содержание центрального офиса (связь, коммунальные и арендные платежи т.п.), услуги сторонних организаций (юридические, страховые, аудиторские и др.), содержание офисной техники, канцелярские товары и т.д.

При составлении бюджета, наряду с планом-графиком распределения управленческих расходов на протяжении бюджетного периода (по месяцам), предстоит показать постатейное распределение этих расходов по отдельным видам бизнеса. По некоторым статьям (амортизация, аренда, проценты за кредит и т.п.) расходы, относимые к управленческим, могут быть рассчитаны непосредственно. Например, арендные платежи определяются в зависимости от занимаемых офисных площадей, амортизационные отчисления – исходя из стоимости основных фондов. Но есть статьи, при планировании которых традиционно возникали сложности. Их принято лимитировать по периодам (например, заработная плата ИТР и АУП, расходы на их содержание и т.п.).

Лимиты всех видов общеорганизационных накладных расходов должны устанавливаться в виде фиксированных сумм на предстоящий период, обеспечивающих соответствующие показатели прибыли. При росте объемов продаж допускается увеличение лимитов накладных расходов при обязательном соблюдении условия: размеры прибыли не должны уменьшаться. Принципиальное различие в планировании коммерческих условно-постоянных расходов и лимитируемых управленческих расходов заключается в следующем. При неблагоприятной экономической конъюнктуре или ужесточении конкурентной борьбы организация, для того чтобы выстоять на рынке, часто финансируют коммерческие расходы (прежде всего на маркетинг и рекламу), невзирая на убытки или работу в течение определенного времени без прибыли. Что же касается управленческих расходов, то здесь все обстоит сложнее. Как правило, при неблагоприятной хозяйственной ситуации именно эти статьи затрат подлежат сокращению, чтобы уменьшить убытки или даже обеспечить прибыль на предприятии.

При планировании управленческих расходов необходимо иметь в виду, что доля управленческих расходов (заработная плата всех категорий ИТР и АУП) в фонде оплаты труда должна увеличиваться для обеспечения роста эффективности производства и повышения конкурентоспособности предприятия на основе роста его технологического уровня. В общем же объеме продаж доля этих же расходов должна оставаться стабильной и медленно снижаться (примерно на 1-1,2% в течение 10-15 лет). Но это долгосрочные тенденции.

5. Упрощенный порядок составления бюджета накладных (коммерческих и управленческих) расходов.

1. Определить наиболее важные (критические) виды накладных расходов, которые должно понести предприятие или фирма для производства и реализации продукции.

2. Распределить эти расходы на управленческие (общие и административные) и коммерческие (расходы по реализации).

3. Выделить в составе коммерческих и управленческих расходов условно-переменные (прямые) и условно-постоянные.

4. Определить, какие расходы в составе условно-постоянных коммерческих и управленческих расходов следует отнести к расходам отдельных бизнесов организации (проекта, структурного подразделения), а какие -к общеорганизационным расходам.

5. Составить план-график распределения условно-переменных накладных расходов в соответствии с изменением динамики продаж (нормирование осуществить в виде установленного процента от стоимости продаж или доли этих расходов в стоимости продаж) на протяжении бюджетного периода (например, по месяцам) или учесть все эти расходы в составе бюджета прямых производственных (операционных) затрат. В случае запланированного изменения доли этих затрат в объеме продаж необходимо скорректировать значения, начиная с соответствующего месяца (увеличив или уменьшив процент от объема продаж и в зависимости от изменений объемов продаж изменив сумму затрат соответствующих видов).

6. Составить план-график условно-постоянных накладных расходов (коммерческих и управленческих), относимых к расходам отдельного бизнеса или структурного подразделения, на протяжении бюджетного периода. Скорректировать при необходимости величину этих расходов по месяцам (подпериодам).

7. Определить долю общеорганизационных накладных расходов, которая приходится на отдельный вид бизнеса или отдельное структурное подразделение организации, и с учетом ее составить план-график этих расходов.

8. Составить график оплаты всех видов коммерческих и управленческих расходов (погашения кредиторской задолженности) на протяжении бюджетного периода (по месяцам) с учетом условий заключенных договоров на оказание услуг внешними поставщиками (реклама, маркетинг, транспорт, содержание зданий и т.п.) и установленных кассовых дней внутри организации (дни выплаты заработной платы ИТР, АУП, персоналу сбытовых и вспомогательных подразделений, авансов на командировочные и представительские расходы и т.п.).

Инвестиционный бюджет показывает соотношение стартовых затрат бизнеса и внешних источников их финансирования. Его отождествляют с планом капитальных (первоначальных) затрат, а также называют бюджетом развития. Наряду с планом капитальных затрат в инвестиционный бюджет целесообразно включать план, отражающий источники и условия привлечения внешних финансовых средств, например, кредитный план.