Менеджмент и информатика

Управление с точки зрения технологии представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Работа менеджера связана с большой информационной нагрузкой, особенно в моменты принятия управленческих решений. При этом перед ним стоит не только задача получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производственной информации в виде управленческого воздействия. Так, для своевременного принятия решений в сфере производства товаров необходим широкий спектр информационного обеспечения о всех направлениях науки и техники, что относятся к продукции, которая выпускается. Руководитель должен иметь достоверные данные о наиболее усовершенствованных способах производства, о промышленной реализации технических новинок, техническом уровне зарубежных аналогов товаров, о достижении смежных отраслей и ведомств.

Эффективность работы фармацевтических организаций в значительной степени зависит от полноты и достоверности информации, способствующей успешному решению многих задач управления. Руководителям оптовых фирм и аптек необходимо иметь информацию о новейших достижениях науки в области создания и выпуска новых лекарственных препаратов, сложившейся конъюнктуре рынка, соотношении спроса и предложения на отдельные препараты внутри фармакологических групп, ассортиментной политике, потребителях и конкурентах, директивных указаниях вышестоящих органов управления и др. В связи с развитием децентрализованных поставок товаров аптечного ассортимента перед руководителями аптечных предприятий встает вопрос о наиболее выгодном выборе поставщиков, для чего необходима полная информация о выпускаемой продукции и ее цене, об оптово-посреднических предприятиях, условиях сотрудничества с ними, о рейтинге и надёжности фирм и т.п.

Чтобы руководители и специалисты получали сведения о научно-технических достижениях в максимально короткие сроки, необходима совершенная организация научно-технической деятельности. Это стало возможным с появлением новой научной дисциплины — информатики. Она изучает структуру и свойства научной информации, ее теорию, историю, методику и организацию. Целью информатики является разработка оптимальных способов и средств сбора, представления, аналитико-синтетической обработки, хранения, поиска и распространения научной информации.

Поскольку для решения задач управления требуется обработка больших информационных массивов, весьма актуальным является вопрос повышения эффективности информационного обеспечения.

Эффективность информационных процессов в управлении во многом определяется степенью их автоматизации. В последнее десятилетие главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология – это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, имеющих своим основным предметом методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации ее взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения и связанные с этим социальные и культурные проблемы.

Особое значение для перестройки системы управления имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности эффективного использования организациями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных систем управления, охватывающих все уровни управления компании: от общего руководства до управления производственными процессами. При этом все уровни взаимосвязаны, и обратная связь, начинающаяся с нижних уровней, способствует принятию необходимых управленческих решений на более высоких уровнях. Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват таких информационно-управленческих процессов, как связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, ее анализ, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование решения специальных задач.

4.8. Современные технические средства в управлении

На базе развития теории и практики информатики, а также использования традиционных технических средств в сочетании с новейшими компьютерными комплексами все шире развертывается работа по автоматизации управленческой деятельности.

Основными направлениями автоматизации информационно-управленческой деятельности являются:

· автоматизация обработки текстов путем внедрения систем для обработки текста;

· автоматизация обмена информацией (коммуникации), включающая АТС, находящуюся непосредственно в учреждении, "электронную почту", видеотерминальные системы, локальную сеть, телекопировальные аппараты, видеоинформационные системы;

· автоматизация деятельности руководителей на базе компьютерных систем, оказывающих помощь в принятии решения; электронных секретарей; создания и внедрения интегрированной внутренней системы, требующей коренной перестройки организации деятельности менеджеров всех уровней.

Техническую основу информатизации менеджмента создают компьютеры высоких поколений и современные средства связи.

Персональные компьютеры, объединенные в сети, могут использоваться для электронной обработки информации, электронной почты, доступа к общим базам данных и знаний, решения индивидуальных научно-технических задач.

Внедрение персональных компьютеров в систему управления имеет ряд преимуществ, среди которых: компактность, простота их установки и эксплуатации, возможность оперативного использования, изменение программ и информационной базы данных.

Текстообрабатывающие системы являются проблемно-ориентированными компьютерными системами, имеющими большие функциональные возможности. К ним относятся автономные (однотерминальные) системы, системы коллективного пользования (многотерминальные), до 1000 рабочих мест, компьютеры с текстообрабатывающим программным обеспечением.

Копировальные машины обеспечивают автоматическое двухстороннее копирование (в любых объемах) на обычной бумаге. Имеют микропроцессорное управление, высокую производительность, возможно также цветное копирование.

Коммуникационные средства, телефонная техника обеспечивают телефонную коммуникацию с микропроцессорным управлением, передачу данных и текстов. Аппараты коммуникации представляют комбинацию телефона, микрокомпьютера, электронных часов и модема, в связи с чем могут использоваться как электронный блокнот. Наличие всестороннего модема обеспечивает доступ обмена через телефонные сети к базам и банкам знаний.

Средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации, к которым относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями. Для сохранения поступающей с вывода электронно-вычислительной машины (ЭВМ) информации и последующего ее поиска применяются автоматизированные микрофильмовые системы.

Средства микрографии в сочетании с ЭВМ и техникой связи создают материально-техническую базу высокоавтоматизированного учреждения. Для хранения большого количества информации перспективными являются оптические запоминающие устройства с передачей информации посредством лазерного луча.

Видеоинформационные системы применяются для автоматизированного обслуживания, сочетающего возможности электронно-вычислительной техники, техники связи и телевизионных приемников. Существуют системы двух видов: "телетекст" работает в одном направлении – от источника к потребителю, воспроизводит информацию на экране; "видеотекст" функционирует в интерактивном режиме, где абонент, работая с компьютером, может уточнять запросы.

Локальные компьютерные сети – обеспечивают электронный обмен информацией и доступ к центральным базам данных, а также коллективное использование имеющегося в организации дорогостоящего периферийного оборудования. В состав локальных сетей включаются также персональные компьютеры. В результате обеспечивается автономная обработка информации на месте ее возникновения и возможность индивидуального доступа к общим информационным ресурсам, охваченным сетью.

Интегрированные сети учреждения имеют следующие функции: обработка данных и текстов, передача информации, автоматизированный ввод информации в архив и поток этой информации, оказание помощи руководителю в принятии решения. В их состав входят терминальные устройства на отдельных рабочих местах (компьютерные терминалы, персональные компьютеры, электронные пишущие машины и др.); устройства коллективного использования (печатающие устройства, электронные архивирующие устройства, копировальные аппараты и т.д.). Связь этих устройств в составе одной системы осуществляется через большую центральную ЭВМ, локальную сеть, цифровые АТС учреждения, обычную телефонную сеть.

ЭВМ – используются в управлении преимущественно при научно-технических расчетах, обработке информации (в том числе – планировании, учете, прогнозировании и др.), автоматическом управлении.

Применение ЭВМ в управлении связано с необходимостью обработки экономической информации, переходом от использования ЭВМ для научно-технических расчетов к созданию информационно-управленческих систем (ИУС) (рис 4.3).

В последние десятилетия в деловом мире экономически высокоразвитых стран по-настоящему осмыслено значение технологических сторон управления как главного связующего звена между целями, принципами руководства и экономическим механизмом. Перестройка технической и технологической базы управления способствует действенному проведению в жизнь эффективных управленческих решений в сфере производства и сбыта, обеспечивает качественно новые функциональные возможности работы административно-управленческого аппарата всех уровней.

Рис. 4.3. Сферы применения систем, управляемых ЭВМ

4.9. Автоматизированные системы управления и информационно-управленческие системы в фармации. Перспективы автоматизации и компьютеризации управленческих процессов в фармации

Высшей формой комплексного использования технических и технологических средств информации с целью повышения эффективности управления производственной, административной деятельностью организации, роста производительности труда, совершенствования методов планирования и регулирования процессами управления являются автоматизированные системы управления (АСУ).

АСУ могут характеризоваться как совокупность взаимосвязанных экономико-математических методов и средств научного управления различными сферами человеческой деятельности. Они повышают обоснованность принимаемых управленческих решений, оперативность и надежность управленческой деятельности в целом.

Особенностью построения современных автоматизированных систем управления является иерархичность, соответствующая многоуровневой организации системы управления экономикой. При этом все уровни взаимосвязаны, что позволяет осуществлять объединение ресурсов, синхронизацию целевых комплексных программ, направленных на развитие той или иной отрасли.

Проектирование АСУ предполагает проведение разработок по ряду составляющих частей, обеспечивающих определенные процессы функционирования системы в целом. Выделяют следующие виды обеспечения АСУ: информационное, математическое и программно-техническое. Информационное – предусматривает подготовку статистических сведений и первичной документации; инструкции подразделениям и лицам, связанным с функционированием системы; экономические расчеты и др. Математическое обеспечение состоит в установлении математических и логических зависимостей между осуществляемыми показателями и осуществляется инженерами-постановщиками задач для АСУ. Программно-техническое обеспечение включает ЭВМ, средства связи, пакеты программных комплексов.

В настоящее время, когда накоплен значительный опыт организации, переработки информации на ЭВМ, автоматизированные системы управления призваны обеспечивать продвижение любых типов информации об управляемых объектах и о внешней среде, поступлении информации о новых методах и средствах работы, о новых явлениях в производстве, экономике, науке и технике для обеспечения более высокого современного уровня управления, а также накапливать, хранить и обновлять всю информацию, обеспечивая поиск необходимых сведений и их анализ.

Основной комплекс задач, решаемых АСУ, представлен на рисунке 4.4.

Рис. 4.4. Комплекс задач АСУ

Использование ЭВМ в медицинских исследованиях и обработке их результатов, компьютеризация методов диагностики заболеваний, автоматизация статистических процессов явились предпосылкой к созданию автоматизированных систем управления в здравоохранении.

В зависимости от конкретных задач отраслевые АСУ здравоохранения подразделяются на: системы организационного управления, предназначенные для автоматизированной обработки статистических сведений, историй болезни, формирования информационно-справочных систем, анализа качества медицинского обслуживания и др.; системы управления медицинскими процессами, которые позволяют осуществлять автоматизированный контроль за состоянием тяжелобольных, поддержание жизнедеятельности организма при угрожающих состояниях, обработку лабораторных исследований и т.д.

АСУ "Фармация" предусматривает комплекс задач, направленных на улучшение лекарственного обслуживания населения: организацию эффективного лекарственного снабжения на основе анализа и планирования потребности в лекарственных препаратах и изделиях медицинского назначения; учет товарных запасов и их движения во всех звеньях сбытовой системы; контроль за деятельностью поставщиков товаров медицинского и аптечного ассортимента; выполнение управленческих задач, связанных с планово-финансовой деятельностью, бухгалтерским учетом, учетом кадров, информационно-справочным обеспечением и т.д.

В отличие от АСУ, используемых на разных уровнях иерархии управления, информационно-управленческие системы (ИУС) служат для информационного обеспечения управленческих функций руководителей конкретных организаций. Цель ИУС состоит в том, чтобы помочь руководителям справиться с потоком информации внутри и вне организации, учитывать ее воздействие на деятельность организации и принимать эффективные решения.

Информационно-управленческая система не является всеобъемлющей интегрированной системой сбора, хранения и распространения информации как АСУ, а скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для обеспечения принятия решений в какой-либо конкретной области. То есть ИУС принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому руководящему работнику информацию того типа и качества, которая ему необходима. При этом ИУС не обязательно предполагает использование компьютеров.

Для формирования эффективных ИУС все виды управленческой деятельности в зависимости от информационных потребностей руководителей разделены на три категории:

· стратегическое планирование;

· управленческий контроль;

· оперативный контроль.

Эти категории деятельности примерно соответствуют функциональным обязанностям руководителей высшего, среднего и низового звеньев.

Информационное обеспечение первой категории управленческой деятельности включает, как правило, вопросы будущего взаимодействия между организацией и средой относительно изменения ее целей, использования и размещения ресурсов для достижения этих целей и др.

Информация для управленческого контроля необходима руководителям и высшего, и среднего звеньев и должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Обусловлено это тем, что данная категория управленческой деятельности направлена на производство и требует информации о работе подразделений, производительности, конкурентах и др.

Информация для целей оперативного контроля должна быть точной, узкоспециальной, поступать почти всегда из внутренних источников, поскольку призвана способствовать эффективному и квалифицированному выполнению конкретных задач подразделений или организации в целом.

Общие подходы к проектированию ИУС предполагают пять этапов.

1. Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация. При этом должны учитываться потребности каждого уровня управления и функциональной сферы.

2. Анализ информационных потребностей позволяет установить, какой конкретно тип информации требуется для принятия каждого решения.

3. Агрегирование решений – предполагает их группировку согласно задачам управления и соответствующую координацию ИУС.

4. Проектирование процесса обработки информации – состоит в разработке реальной системы сбора, хранения, передачи и модификации информации.

5. Проектирование и контроль за системой контроля – заключается в создании и воплощении системы, служащей для оценки выдаваемой ИУС информации и позволяющей распознавать и исправлять замеченные ошибки.

Таким образом, эффективность ИУС зависит от того, учтены ли на этапе проектирования потребности конкретных руководителей, обучены ли пользователи работе с ИУС, от степени экономичности самой системы и др. Кроме того, эффективности ИУС способствуют достижения в области технологии обработки информации, внедрение компьютеров в управленческий процесс.

Автоматизированные системы информационного обеспечения управленческой деятельности должны способствовать свободному доступу руководителя к информации, возможности анализировать, оценивать ее полноту и пригодность для обоснования принимаемого решения, в диалоговом режиме участвовать в процессе принятия решений.

Широкое распространение в фармации получили автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) о лекарственных средствах. С целью повышения оперативности, полноты и точности информационного обслуживания медицинских и фармацевтических работников, оказывающих специализированную помощь, были созданы АИПС о лекарственных средствах, применяемых в пульмонологи, гастроэнтерологии, психоневрологии, стоматологии, дерматологии и др.

Мощным импульсом реализации и развития диалоговых режимов управленческого работника с ЭВМ являются широко создаваемые в последнее время автоматизированные рабочие места (АРМ).

АРМ – это оснащенное средствами вычислительной техники рабочее место руководителя или специалиста для осуществления автоматизированной переработки и отображения информации, необходимой для выполнения производственных заданий.

В соответствии с функциональными обязанностями пользователя обычно выделяются три типа АРМ: первых руководителей, то есть лиц, принимающих решения; функциональных работников аппарата управления, осуществляющих подготовку и реализацию решений диспетчеров (референтов) по сбору и подготовке информации для принятия решений и управления процессами их реализации. АРМ руководителя должно быть многофункциональным, то есть обеспечивать возможность автоматизированного выполнения всех необходимых операций с любыми формами информации: тексты, графики, видео и звукозаписи. Для этого все сведения должны накапливаться в соответствующих базах данных АРМ и извлекаться из них в режиме диалога с ЭВМ.

Наиболее эффективными и перспективными в качестве конечных вычислительных устройств считаются проблемно-ориентированные автоматизированные рабочие места управленческого персонала (АРМ - У), обеспечивающие реализацию следующих функций:

· сбор, контроль, регистрация и хранение данных;

· эффективный доступ к информации, ее оперативная обработка и отображение;

· решение в диалоговом режиме функциональных задач пользователей;

· оперативный доступ к базам данных других ЭВМ;

· доведение до объектов управления соответствующего управленческого воздействия;

· информационное обслуживание совещаний.

Альтернативными вариантами существующих организационных АСУ в настоящее время выступают системы автоматизированных рабочих мест (САРМ), которые представляют собой функционально-ориентированные АРМ, организованные на базе персональных ЭВМ и объединенные в локальные вычислительные сети.

САРМ обладают высокой эффективностью, проявляющейся в быстрой реакции на внешние воздействия (работа в реальном масштабе времени), возможностью оперативной обработки информации и высоким уровнем автоматизации машинного обмена данными.

Представляя собой качественно новую организационную форму использования вычислительной техники, САРМ обеспечивают переход к автоматизации процессов подготовки и принятия управленческих решений на новой технологической основе. Кроме того, функционально-ориентированные САРМ, обладая развитыми возможностями выполнения информационно-поисковых и расчетно-логических работ, приобретают характерные черты экспертных систем.

В аптечных предприятиях и получающих распространение аптечных сетях особое значение имеет автоматизированная система учёта товародвижения. В такой системе автоматизирован процесс розничных продаж и других видов отпуска товаров. В системе комплексной автоматизации аптек выделяют модули учёта льготных рецептов, модули размещения информации в различные справочные системы, модули аналитической обработки информации, могут быть включены модули бухгалтерского учёта и взаиморасчётов с поставщиками.

Информационно-технологическое обеспечение процесса товародвижения в аптеке позволяет значительно сократить время на обработку учетно-отчетной документации, более точно обосновать заявку на товары аптечного ассортимента и оптимизировать товарные запасы, контролировать своевременную реализацию лекарственных средств с ограниченным сроком годности, исследовать рынок поставщиков медицинской продукции с целью их выбора для заключения договоров, вести расчеты с поставщиками товара, осуществлять контроль и анализ эффективности работы структурных подразделений и сотрудников аптеки, информировать население о наличии лекарственных средств в аптеке.

Технология труда руководителя характеризуется тем, что он должен завершить весь процесс работы с информацией и на основе предложенных проектов принять по данному вопросу окончательное решение. Полнота и достоверность информации существенно влияют на эффективность решения.

Руководитель оптово-посреднического фармацевтического предприятия или аптеки должен располагать полным объемом управленческой, научно-технической, экономической, социальной информации. Благодаря внедрению автоматизированного рабочего места он может получать необходимые оперативные сведения в должном объёме.

Экономический эффект от внедрения АРМ возникает за счет снижения трудоемкости обработки и анализа информации.

Перспективным направлением совершенствования управленческих процессов является повсеместное создание компьютерных сетей, внедрение новых технологий, экспертных систем (систем знаний), автоматизированных обучающих систем (АОС), использование сети Internet.